أفضل برنامج لإدارة المشاريع لعام 2020
قد تضع Zoho Projects معيارًا لخدمات إدارة المشاريع السحابية. واجهة بديهية وغنية بالميزات وسعر تنافسي تجعلها سهلة الاستخدام والحصول عليها ، وهذا هو سبب كونها رائدة في إدارة المشاريع وتتبع الوقت.
منصة LiquidPlanner هي أداة رائعة عبر الإنترنت لإدارة المشاريع والمهام والعاملين ووقتهم. على الرغم من كونه مكلفًا ، فهو أيضًا أحد أفضل تطبيقات إدارة المشاريع في السوق.
من خلال مجموعة واسعة من الميزات والواجهة البديهية ، يعد Teamwork أحد أفضل الخدمات لإدارة المشاريع.
إذا كنت على استعداد لتخصيص الوقت لمعرفة ما يمكن أن تفعله Smartsheet وتخصيصه وفقًا لاحتياجاتك ، فيمكن أن تكون أداة الانتقال الخاصة بك ليس فقط لإدارة المشاريع ولكن أيضًا للأعمال التعاونية الأخرى.
منصة GanttPro هو تطبيق جيد جدًا لإدارة المشاريع للفرق الصغيرة. ومع ذلك ، فهي تفتقر إلى التقارير القابلة للتخصيص ولوحات المعلومات الموجودة في الخدمات الأكثر قوة.
يميز Wrike نفسه حقًا عندما يتعلق الأمر بسهولة الاستخدام والإعداد. إذا كنت بحاجة إلى حل قوي يمكن لفريقك التقاطه بسرعة ، فهذا الحل يستحق التحقق منه.
بالنسبة للمؤسسات المتوسطة أو الكبيرة ، يوفر تطبيق إدارة المشاريع Celoxis الكثير من الأدوات المفيدة لتتبع المشاريع والوقت الذي يقضيه في المهمة والموارد المالية.
يهدف تطبيق إدارة المشاريع ProofHub إلى البساطة دون التقليل من الميزات الأساسية. إنها قوية في جعل الفرق تتعاون في المواد المرئية ولها سعر تنافسي للشركات الصغيرة.
يعد TeamGantt بديهيًا للغاية بالنسبة للمبتدئين ، وهو تطبيق ممتاز لإدارة المشاريع للشركات الصغيرة. ومع ذلك ، يمكن أن تستخدم أدوات اتصال محسنة.
تطبيق Redmine هو تطبيق مجاني مفتوح المصدر لإدارة المشاريع يركز على تحديات تتبع المشكلات والأخطاء. إنها أداة رائعة إذا كان لديك شخص في متناول اليد يمكنه تثبيتها وصيانتها.
ما هو برنامج إدارة المشاريع؟
لا يمكن للفرق التي يتعين عليها التعامل مع مشاريع متعددة الاعتماد ببساطة على الذاكرة البشرية لإبقائها منظمة. علاوة على ذلك ، فإن محاولة الاحتفاظ بكل شيء معًا عبر البريد الإلكتروني هي وصفة لكارثة الإنتاجية . لتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، يجب على الفرق كتابة المعلومات وتحديد المواعيد النهائية ومشاركة المستندات. يحتاج الأعضاء الأفراد إلى التواصل المستمر مع بعضهم البعض. عندما يحتاج فريقك إلى الجدية في إدارة المشاريع ، فإن الحل هو استخدام برنامج إدارة المشاريع.
خدمات إدارة المشاريع هي أنظمة عبر الإنترنت للعمل والتعاون في المشاريع. تتيح مساحات العمل في الوقت الفعلي لأعضاء الفريق والشركاء الخارجيين مراقبة كل التفاصيل التي تجعل المشروع يؤتي ثماره. يقدمون عادةً نظرة عامة على جميع المشاريع قيد الإعداد ، بالإضافة إلى التفاصيل الدقيقة حول العمل اليومي الذي يتم إجراؤه لدفع المشاريع إلى الأمام. يحتوي بعضها على أدوات لإدارة الموارد أيضًا ، سواء كانت هذه الموارد عمال أو مواد أو أموال.
تساعد أفضل تطبيقات إدارة المشاريع الفرق على التعامل مع المشكلات الشائعة ، مثل المواعيد النهائية المتأخرة ، عن طريق إعادة جدولة المهام التي تتأثر بها تلقائيًا. يقومون بإنشاء تقارير تعطي المديرين نظرة ثاقبة حول أعضاء الفريق الذين لديهم الكثير جدًا - أو القليل جدًا - للعمل على لوحاتهم. الكثير من الوقت الذي يقضيه في تتبع المشاريع والتكامل مع أنظمة الفواتير والفواتير.
أهم شيء يجب معرفته حول تطبيقات إدارة المشاريع ، على عكس الأنواع الأخرى من تطبيقات إدارة العمل ، هو أنها مخصصة للمشروعات. قد يبدو هذا وكأنه حشو ، لكنه مهم.
المشاريع هي نوع معين من العمل. لكل مشروع تاريخ بدء وتاريخ انتهاء وقابل للتسليم. بناء منزل مشروع. إطلاق موقع جديد هو مشروع. ومع ذلك ، فإن الحفاظ على موقع ويب هو عمل مستمر بدون تاريخ بداية أو نهاية واضح. نشر مجلة شهرية هو مشروع تكمله مرة واحدة في الشهر. كتابة المحتوى اليومي للمدونة هو عمل مستمر. يمكنك ، نظريًا ، إدارة كل منشور مدونة كمشروع خاص به ، ولكن إذا كان وقت الاستجابة سريعًا ولم يشارك سوى عدد قليل من الأشخاص ، فإن استخدام برنامج إدارة المشروع على نطاق واسع أمر مبالغ فيه.
كيف تعمل تطبيقات إدارة المشاريع
تتم إدارة العديد من المشاريع من قبل مدير مشروع مخصص ، وهذا صحيح حتى مع البرامج المكافئة. بينما قد يكون مدير المشروع هو الشخص الذي يشرف على المشروع ويساعد في إعادة توجيه الموارد حسب الحاجة ، فهو ليس الشخص الوحيد الذي يلامس تطبيق إدارة المشروع.
جميع أنواع الأشخاص المشاركين في المشروع يستخدمون التطبيق لتحديث تقدمهم في المهام المعينة. يقومون بتسجيل الدخول إلى تطبيق إدارة المشروع ، على سبيل المثال ، لمشاهدة المهام المخصصة لهم ولإدخال مقدار الوقت الذي أمضوه في مهمة ما. يمكن للموظفين والمقاولين وحتى العملاء في بعض الأحيان استخدام تطبيق إدارة المشاريع لمشاركة المستندات وتوقيع الخطط وما إلى ذلك.
في أفضل سيناريو ، يتم تعيين كل حدث رئيسي ومهمة ومهمة فرعية إلى شخص معين ويتم تحديد موعد نهائي لها. عادة ، يمكن لأعضاء الفريق الآخرين معرفة من هو المسؤول عن ماذا ، وما إذا كان هذا الشخص على المسار الصحيح لإكماله في الوقت المحدد ، وما إذا كانت هناك أي أسئلة لم تتم الإجابة عليها حول الوظيفة. هذا المستوى من البصيرة مهم لأنه ينبه الأشخاص الذين هم في أسفل سلسلة الأحداث المخطط لها من التأخيرات المحتملة قبل حدوثها.
إن الاطلاع على قائمة مهام كل عضو في الفريق مفيد أيضًا لفهم ما إذا كان الأشخاص متخلفين عن الركب لأنهم مرهقون. عندما ترى أن أحد الزملاء لديه ستة مهام مهمة مستحقة جميعها خلال الـ 48 ساعة القادمة ، فمن السهل تحديد المشكلة وإعادة توزيع العمل قبل قسيمة المواعيد النهائية. من خلال النظر إلى مخطط جانت (ميزة شائعة جدًا في تطبيقات إدارة المشاريع) ، على سبيل المثال ، يمكن للمدير أن يرى بوضوح من يفعل ماذا ، وكيف ترتبط المهام المختلفة أيضًا. يساعد الجميع على استخدام الموارد المتاحة بشكل أكثر فعالية.
عادة ما تحتوي المشاريع أيضًا على أصول ، والتي تتراوح من وصف تفصيلي للمشروع وأجزائه إلى نموذج مرئي بالحجم الطبيعي. يحتاج جميع الأشخاص في فريق المشروع إلى الوصول إلى هذه الأصول ، ويصبح تطبيق إدارة المشروع هو المكان المركزي الذي يعيشون فيه.
تتضمن العديد من حلول إدارة المشاريع مساحة تخزين حتى يتمكن فريقك من تحميل الملفات مباشرة إلى مساحة العمل ، حيث يمكن لكل فرد في الفريق رؤيتها ومناقشتها. من الشائع أيضًا أن يكون لدى الخدمات خيار للاتصال بخدمات التخزين عبر الإنترنت التابعة لجهات خارجية ، مثل Box أو Dropbox أو Google Drive أو OneDrive ، بحيث يمكن لأعضاء الفريق ربط الملفات أو تحميلها إلى نظام إدارة المشروع من المستودعات التي لديهم بالفعل استعمال.
أدوات إدارة المشاريع المجانية
يتوفر عدد قليل من أنظمة برامج إدارة المشاريع بإصدارات مجانية ، ولكنها بشكل عام محدودة للغاية. القيد الأساسي هو عدد المشاريع التي يمكنك إدارتها (فكر في واحد أو اثنين) ، على الرغم من أن الخدمة في بعض الأحيان قد تقيد مقدار مساحة التخزين التي تحصل عليها أو تمنعك من استخدام ميزات معينة.
تتمتع جميع تطبيقات إدارة المشاريع تقريبًا ، على الأقل ، بتجربة مجانية لمدة أسبوعين. عندما يكون للإصدار التجريبي المجاني حد زمني ، فإننا لا نعتبره يتمتع بمستوى مجاني من الخدمة. بالنسبة لنا ، يعني المجاني أنه يمكنك استخدامه إلى الأبد بدون مقابل ، حتى لو كانت هناك بعض القيود الصارمة.
في حين أنه من المفيد تجربة البرامج مجانًا أثناء تحديد ما إذا كنت تريد الترقية ، فإن معظم الشركات ، في النهاية ، ستحتاج (أو تريد) الميزات وتخصيصات المساحة التي تأتي مع الحسابات المدفوعة. ومع ذلك ، غالبًا ما يكون من المفيد تجربة أحد المنتجات لمدة تزيد عن أسبوعين قبل تحديد ما إذا كان مناسبًا لك ولفريقك والعمل الذي تقومون به جميعًا.
أي نظام إدارة مشروع لديه نسخة مجانية؟ تعمل مشروعات Teamwork و Zoho Projects و TeamGantt و ProofHub جميعها (على الرغم من عدم الإعلان عن حساب ProofHub المجاني عبر الإنترنت وعليك الاتصال بالشركة لطلب ذلك).
غالبًا ما تأتي الإصدارات التجريبية المجانية مع قيود أخرى ، والتي قمنا بإدراجها في قسم السعر في المراجعات الكاملة ؛ المراجعات مرتبطة في الجدول أعلاه وفي الكبسولات القصيرة أدناه.
برامج التعاون
على الرغم من أنه قد يبدو متشابهًا في المفهوم ، إلا أن برنامج التعاون يختلف قليلاً عن برنامج إدارة المشروع الحقيقي. بينما تتعاون في تطبيق إدارة المشاريع ، فإن برنامج إدارة المشاريع هو شيء أكثر تحديدًا.
يشتمل برنامج التعاون على العديد من أنواع التطبيقات والخدمات المختلفة التي تتعامل مع كل شيء بدءًا من مكالمات الفيديو الجماعية إلى السماح لشخصين بكتابة مستند في نفس الوقت.
غالبًا ما تتضمن خدمات إدارة المشاريع الحديثة أدوات اتصال وتعاون محلية. قد تسمح لك أيضًا بالاتصال بتطبيقات التعاون التي يستخدمها فريقك بالفعل ، مثل Slack أو Google Docs.
سواء كنت تستخدم أدوات الاتصالات المتكاملة أو تتصل بواحدة خارجية ، فإن الفكرة هي أنه يمكن لفريقك تسجيل الدخول إلى مساحة عمل واحدة والحصول على كل ما يحتاجون إليه لإنجاز العمل ، بما في ذلك قائمة المهام ذات الأولوية ، وجميع الأصول الضرورية ، ملاحظات من زملاء آخرين ، وتقويم بالمواعيد النهائية والمعالم ، ومكان لطرح الأسئلة والعثور على إجابات. تقدم بعض تطبيقات إدارة المشاريع أدوات الفوترة والنفقات أيضًا.
برامج سير العمل
ذكرنا سابقًا أن تطبيقات إدارة المشاريع مصممة لإدارة المشاريع ، وليس أنواع العمل الأخرى. أي نوع من العمل ليس مشروعًا؟ يناسب أي نوع من العمل المستمر الفاتورة ، مثل إصلاح الأخطاء عند الإبلاغ عنها أو الرد على مكالمات الدعم. غالبًا ما يتم تمييز العمل الجاري بالمهام المتكررة.
بالنسبة للعمل المستمر ، غالبًا ما يتحدث الأشخاص عن استخدام أدوات إدارة سير العمل بدلاً من تطبيقات إدارة المشاريع. تتداخل برامج إدارة سير العمل وتطبيقات إدارة المشاريع بشكل كبير فيما تقوم به من وجهة نظر نظرية. كلاهما يساعدان مجموعات الأشخاص في تدوين ما يجب القيام به ومعرفة وقت القيام به. ومع ذلك ، فإن تطبيقات إدارة المشروع توفر هيكلًا لبدء العمل على طول مساره ، في حين أن تطبيقات إدارة سير العمل أكثر مرونة. مع إدارة سير العمل ، غالبًا ما يتعين عليك تحديد كيفية استخدام الأداة. هذا ليس هو الحال عادةً مع تطبيقات إدارة المشاريع ، التي لها استخدامات أكثر تحديدًا.
يصعب تصنيف إدارة سير العمل لأنه يتم التعامل معها أحيانًا على أنها مشكلة قائمة بذاتها وأحيانًا يتم إدخالها في تطبيقات أخرى. على سبيل المثال ، يتعامل اختيار المحررين Asana مع إدارة سير العمل بشكل ملموس تمامًا ، كما تفعل تطبيقات لوحة كانبان — المزيد حول هذه أدناه. ولكن يمكن أن تتضمن محاور العمل الشاملة ، مثل Podio ، أدوات إدارة سير العمل إذا قمت بإضافتها إلى حسابك. يمكن أن يكون لديهم أيضًا تطبيقات إدارة مشاريع كاملة الحجم بداخلهم أيضًا. لكن إدارة سير العمل ليست بالضرورة جوهر الخدمة ، ولا إدارة المشروع أيضًا. هذه مجرد تطبيقات يمكنك إضافتها إلى حسابك.
تعد تطبيقات لوحة Kanban نوعًا آخر من برامج إدارة سير العمل. يمكن وصف كانبان بأنه أسلوب عمل. إنها تأتي من اليابان ، وكانت تُستخدم تقليديًا في التصنيع للتسليم في الوقت المحدد. في هذه الأيام ، تحظى تطبيقات كانبان بشعبية بين فرق تطوير البرمجيات. يعد Kanban عادةً نظامًا موجهًا بصريًا وهو جيد بشكل خاص في التحكم في مقدار العمل الجديد الذي يقوم به الفريق قبل اكتمال المجموعة الحالية من العمل الجاري. والفكرة هي الحفاظ على سير العمل بسلاسة من خلال عدم تحميل العمال الكثير من التفويضات المتنافسة. تستخدم بعض الشركات كانبان لإدارة المشاريع ، لكن تطبيقات كانبان ليست في الحقيقة تطبيقات لإدارة المشاريع.
برنامج إدارة المهام
يختلف برنامج إدارة المهام قليلاً عن برنامج إدارة المشاريع. تتضمن تطبيقات إدارة المشاريع ميزات إدارة المهام فيها ، ولكن يمكنك الحصول على تطبيقات إدارة المهام المستقلة إذا كانت هذه هي القطعة الوحيدة التي تحتاجها حقًا.
يعد Asana أحد أوضح الأمثلة على تطبيق إدارة المهام ، والذي يعد أيضًا ، بشكل محير ، مثالًا واضحًا جدًا لتطبيق إدارة سير العمل ، كما هو مذكور أعلاه - تطبيق به وظائف كانبان ، للتمهيد. باستخدام Asana ، يمكنك تعيين مهام لأفراد معينين ، وإضافة الأوصاف والمواعيد النهائية والمستندات المرفقة لكل منهم ، لكنها ليست بالضرورة جزءًا من مشروع أكبر.
تعمل تطبيقات إدارة المهام بشكل جيد للعمل المستمر. يمكنك إدارة مشروع في Asana ، لكن الأمر يتطلب المزيد من العمل من جانبك للقيام بذلك. أفضل طريقة لشرح ذلك هي عن طريق القياس.
فكر في Asana (أي تطبيق كانبان) على أنه مجموعة من البطاقات. فكر الآن في تطبيق إدارة المشاريع كلعبة لوحية. تتمتع ألعاب الطاولة بقواعد ، وعادة ما تكون اللعبة أكثر متعة عندما تلعبها لأنها مصممة لتلعب. ومع ذلك ، باستخدام مجموعة أوراق اللعب ، يمكنك لعب لعبة اخترعها شخص آخر أو يمكنك تكوين لعبتك الخاصة. قبل أن تلعب الورق ، عليك التأكد من أن كل شخص على الطاولة يعرف القواعد ويلعب بنفس القواعد ، لأنه لم يتم تدوينها على ورقة يدوية لتتبعها جميعًا.
يحدث الشيء نفسه عند بدء استخدام تطبيق إدارة المهام. عليك أن تقضي الكثير من الوقت في معرفة كيف ستستخدمه. من ناحية ، إنها مرنة للغاية. من ناحية أخرى ، قد يستغرق الأمر قدرًا كبيرًا من التجربة والخطأ لفهم الأمر بشكل صحيح.
هذا لا يعني أن أنظمة إدارة المشروع غير مرنة. باستخدام لعبة اللوحة ، يمكنك بالتأكيد وضع القواعد الخاصة بك أو إنشاء اختلافات في القواعد. لكنك تشتري لعبة لوحية مع فهم أنها تعمل بشكل أفضل عند استخدامها للأغراض المقصودة. يمكنك استخدام تطبيق إدارة المشاريع مع إدراك أنك ستدير المشاريع عن طريق تعيين المهام والمواعيد النهائية ومراقبة العمل وتتبع الساعات القابلة للفوترة وما إلى ذلك.
إدارة المشاريع للأعمال الصغيرة
تلجأ العديد من الشركات الصغيرة إلى برامج إدارة المشاريع لأنها غارقة في العمل عبر البريد الإلكتروني. و الحق منصة إدارة المشاريع يمكن أن تساعد البريد الإلكتروني قتل ، ولكن نعرف أن ذلك لن يحدث بين عشية وضحاها. يستغرق الأمر وقتًا حتى يتعلم الموظفون البرنامج ، وتحتاج مؤسستك إلى معرفة أفضل طريقة لاستخدامه في المشروعات التي لديك.
ومع ذلك ، فإن الشركات الصغيرة والمؤسسات لها احتياجات مختلفة للغاية ، ومن المهم العثور على أداة إدارة المشروع التي تناسب عملك.
نصيحة واحدة حول ما إذا كان حل إدارة المشروع مناسبًا بشكل أفضل للشركات الصغيرة أو المؤسسات الكبيرة هو كيفية تحصيل الرسوم. عادةً ما يكون لمنصات إدارة المشاريع التي يمكنها دعم المؤسسات هيكل رسوم لكل مستخدم شهريًا ، في حين أن الأنظمة الأساسية التي تقدم خدمات أكثر للشركات الصغيرة جدًا غالبًا ما تفرض سعرًا شهريًا ثابتًا لعدد معين من التراخيص أو للحصول على تراخيص غير محدودة. وليس الأمر أن شركة صغيرة جدًا لا تستطيع أو لا يجب أن تستخدم نفس البرنامج الذي يستخدمه اللاعبون الكبار ، ولكن في بعض الأحيان يكون هذا مبالغة ، ومن يريد أن يتعثر في الدفع مقابل الميزات التي لا يحتاجونها؟
عامل آخر هو ما إذا كان النظام الأساسي لإدارة المشروع لديه العديد من مستويات الأذونات. على سبيل المثال ، يمكن أن تحتوي هذه الخدمات على مستويات أذونات مختلفة للمديرين التنفيذيين ومديري المحافظ ومديري المشاريع وأعضاء الفريق. يمكن أن يضمن وجود مثل هذه الأدوار الهرمية حصول كل شخص في المؤسسة على المستوى الصحيح من الوصول. في شركة صغيرة جدًا ، حيث يرتدي كل موظف العديد من القبعات المختلفة ، قد لا تكون مستويات الأذونات مفيدة.
هناك اختلافات أخرى ، أيضًا ، الجوانب التي تريد وضعها في الاعتبار لعملك المحدد ، وهيكل الفريق ، وأسلوب العمل. ستوجهك الملخصات أدناه نحو العثور على الخدمة المناسبة لمؤسستك. عندما تكون مستعدًا للحصول على القصة الكاملة لخدمة معينة ، انقر فوق لقراءة مراجعة متعمقة.
Comments