أفضل برنامج لتتبع الوقت لعام 2020
إن تتبع وقت الموظف ، خاصة في عصر COVID-19 ، ليس فقط أكثر تعقيدًا ، بل هو أيضًا أكثر أهمية للحفاظ على مشاركة الموظفين وإنشاء بيانات مهمة لأشياء مثل الفواتير
أولئك الذين يحتاجون إلى ميزات تتبع الوقت الأساسية من حيث صلتها بمشاريع محددة ، قد يجدون أن Zoho Projects لديها كل ما تحتاجه. للحصول على ميزات أعمق ، خاصة فيما يتعلق بالفواتير والإدارة ، ستحتاج إلى إلقاء نظرة على حل مخصص لتتبع الوقت.
تايم دكتور Time Doctor يغطي العديد من القواعد عندما يتعلق الأمر بتتبع ما يقوم به الموظفون. إنه يسجل نتائج جيدة مثل حل تتبع الوقت ومراقبة الموظفين ، على الرغم من أنك ستحتاج إلى العثور على ميزات إدارة المشروع في مكان آخر.
لاعب آخر يجمع بين إدارة المشروع وميزات تتبع الوقت ، يقوم Wrike بعمل جيد في هذا السيناريو ، ولكن بالنسبة لمعظم الشركات ، لن يكون ذلك كافيًا كحل خالص لتتبع وقت اللعب.
يتفوق Hubstaff في كل من تتبع الوقت ومراقبة الموظفين. لإكمال النظام الأساسي ، فإنه يضيف أيضًا وظائف إدارة المشاريع وتتبع المهام للمديرين وكذلك فرقهم.
كأداة لتتبع الوقت ، لن تقوم Mavenlink بقصها كحل مستقل. ولكن كإضافة إلى إدارة المشاريع لمدراء المشاريع الذين يحتاجون إلى مزيد من المعرفة المتعمقة حول كيفية قضاء أعضاء فريق المشروع لوقتهم ، فإن الأمر يستحق نظرة فاحصة.
تتطلع BQE إلى تنمية قاعدة عملائها من خلال تنمية قدراتها. في الوقت الذي بدأ فيه البرنامج في مجال المحاسبة ، أصبح للبرنامج الآن روابط لإدارة المشاريع وتتبع الوقت وحتى الموارد البشرية.
تتفوق VeriClock كحل لتتبع الوقت للعمال عن بعد. تجعله الأسعار المعقولة والتطبيق الموثوق به خيارًا قويًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.
ستحب واجهة FunctionFox جيدة التنظيم بالإضافة إلى ميزاتها القوية التي تم تعيينها عبر كل من تتبع الوقت وإدارة المشروع. ومع ذلك ، قد لا يعجبك سعره عند مقارنته بالمنافسة ، على الرغم من أنه ليس مرتفعًا بشكل كبير.
إذا قمت بالدفع على أساس مفصل لكل ساعة ، مثل المحترفين القانونيين ، فإن TimeSolv Pro يقوم بوظيفة تتبع وقت جيد. ولكن إذا كنت تبحث عن مجموعة ميزات أوسع وواجهة سهلة الاستخدام ، فقد تحتاج إلى مواصلة البحث.
منصة TSheets هي واحدة من أكثر تطبيقات تتبع الوقت المصممة خصيصًا لهذا الغرض والتي اختبرناها. واجهة سهلة الاستخدام ، ومجموعة ميزات قوية ، وسعر تنافسي شامل ، تجعله خيارًا قويًا للمحررين.
المحترفون مثل المحامين والمستشارين يتقاضون فاتورة بالساعة ، لكنهم ليسوا وحدهم. جعل اقتصاد العمل الحر ، بالإضافة إلى العديد من الأنشطة التجارية التي تركز على الخدمة ، الفوترة في الساعة ممارسة شائعة. قد تكون العملية الصغيرة قادرة على الإدارة باستخدام قلم رصاص ومفكرة ولكن أي مشغل به عدة موظفين سيتطلب نهجًا أكثر تنظيماً وأداة مركزية. إن القدرة على تتبع الوقت وأيضًا ربط الوقت بالمشاريع والعقود والفواتير يضمن أن الشركات يمكنها الحفاظ على فواتيرها دقيقة ومحدثة.
تتصل معظم تطبيقات تتبع الوقت بأنواع متنوعة من برامج المحاسبة ، ولكن بشكل خاص بحلول الفواتير والفواتير . يتم أيضًا إقرانها أحيانًا مع جدولة الدوام وتطبيقات تتبع الموظفين الأخرى. بشكل أساسي ، باستخدام الخدمات السحابية القابلة للتشغيل البيني ، فإن معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) قادرة على بناء حل تتبع الوقت المخصص والمتصل للغاية بسهولة إلى حد ما.
ما هو تتبع الوقت؟
ومع ذلك ، تم تصميم أدوات برمجيات تتبع الوقت في جوهرها لمنح الأفراد والشركات القدرة على تتبع الساعات (أو حتى بشكل عام ، الفترات الزمنية ) التي يؤدي فيها عمالهم مهام محددة. يتم استخدام هذه الخدمات بشكل أساسي من قبل العاملين لحسابهم الخاص وشركات الخدمات المهنية والمقاولين. تستخدم أدوات تتبع الوقت ميزات تثقيب الساعة الرقمية لتحديد المدة التي يستغرقها العمال لإكمال المهام. تركز بعض أدوات تتبع الوقت على الوقت فقط ؛ وتشمل هذه الحلول مثل Hubstaff و TSheets أداة اختيار المحررين لدينا. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا اختيار الأدوات التي تقدم مجموعة أكثر شمولاً لإدارة المشاريع (PM). تشمل تطبيقات PM الرائدة Mavenlink و Wrike و Zoho Projects.
في معظم أنظمة تتبع الوقت ، يقوم المستخدمون بتسجيل الدخول إلى البرنامج ، وتحديد مشروع ، وحدد مهمة ("مقالة في تتبع الوقت") ، وانقر فوق ابدأ. سيبدأ عداد الوقت في تسجيل المدة التي يعمل فيها الأفراد على المهمة حتى يوقفوا المؤقت يدويًا أو ينتقلون إلى مهمة جديدة. سيتم بعد ذلك تسجيل الوقت المستغرق في المهمة الأصلية في ورقة وقت المستخدم ، حيث يمكن استخدامه لتحديد الدفع المستقبلي. تتيح بعض أدوات تتبع الوقت للمستخدمين أيضًا تسجيل الساعات المستقبلية ، وتسجيل الساعات بأثر رجعي ، وإجراء تغييرات على الساعات التي تم تسجيلها مسبقًا. يمكنك ضبط الساعات في الماضي لإظهار أن المشروع بدأ في وقت أبكر مما كان متوقعًا ولاحظ ذلك لأغراض الفوترة. في معظم التطبيقات ، تقوم بالنقر فوق عرض التقويم لتعديل الوقت لمشروع تم العمل فيه في ذلك اليوم.
في برنامج تتبع الوقت الذي يركز على PM ، تتم إضافة ساعات إلى لوحات المعلومات والرسوم البيانية المصممة لمنح مديري المشاريع رقابة أفضل على كيفية قضاء الوقت وأين يتم تخصيص الموارد بشكل أفضل. في حلول تتبع وقت اللعب الخالصة ، تُستخدم البيانات بشكل أساسي لتحديد الدفع ، ولكن أيضًا لمراقبة كيفية قضاء الموظفين للوقت الذي قاموا بتسجيل الدخول إليه عن كثب.
على الرغم من أن أدوات تتبع الوقت تؤسس تسجيلاتها بالكامل تقريبًا في الوقت المحدد (24 ساعة في اليوم ، مضروبة في سبعة أيام ، مضروبة في أربعة أسابيع تقريبًا ، مضروبة في 12 شهرًا) ، هناك أدوات تتبع الوقت التي يمكن أن تأخذ في الاعتبار مجموعات بيانات إضافية للشركات و الأفراد الذين قد يكونون أكثر تركيزًا على الإنتاج بدلاً من المدة. هذا مفيد بشكل خاص لخدمات البناء والنقل والتصنيع التي تميل للقياس حسب الهياكل التي تم إنشاؤها والمسافات المقطوعة والعناصر المنتجة لأنها ساعات العمل. لسوء الحظ ، لا تقدم أداة التتبع في الميدان هذا المستوى من التتبع في كل مرة ، لذا تأكد من سؤال البائع المحتمل إذا كان يقدم هذا المستوى من الرقابة.
بمجرد تسجيل جميع هذه المعلومات والموافقة عليها من قبل مسؤولي النظام ومديري المناوبات ، يتم دفع البيانات إلى الفواتير والتقارير وخدمات المدفوعات وأدوات جدولة التحول ومناطق أخرى داخل الأدوات. وهذه المناطق جعل الموارد البشرية (HR) إدارة، والفواتير، وجدولة التحول، وإنتاج مراقبة أسهل وأكثر الآلي.
الدفع مقابل حل تتبع الوقت
تعد حلول تتبع وقت اللعب النقية أقل تكلفة من حلول تتبع الوقت المرتبطة بأجنحة PM. على سبيل المثال ، يبدأ TSheets بخطة مجانية موجهة لمستخدم واحد. هذه الخطة مثالية للعاملين لحسابهم الخاص الذين يحتاجون إلى تتبع الوقت أثناء العمل في المشاريع. لدى TSheets أيضًا خطة لما يصل إلى 99 مستخدمًا تكلف 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع رسم أساسي 20 دولارًا في الشهر. ستدفع الشركات التي تضم أكثر من 100 مستخدم رسومًا أساسية قدرها 100 دولار بالإضافة إلى 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا.
في تقرير المراجعة هذا ، Hubstaff هو أقرب مقارنة TSheets ؛ يبدأ بخطة أساسية بقيمة 5 دولارات شهريًا تمنحك الوصول إلى أدوات تتبع الوقت البسيطة ، ومدير جدول مدفوعات الموظف ، ودعم 24/7 ، وإعدادات المستخدم التي يمكن إدارتها على أساس كل موظف على حدة. تتضمن خطة بريميوم Hubstaff التي تبلغ 10 دولارات شهريًا لكل مستخدم كل ما ستجده في الخطة الأساسية ، ولكن ستتمكن أيضًا من الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بـ Hubstaff وأداة جدولة أساسية.
على العكس من ذلك ، فإن أرخص خطة لـ Mavenlink تتضمن تتبع الوقت تكلف 39 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. أرخص خطة تتبع الوقت من Zoho تكلف 25 دولارًا شهريًا لـ 10 مشاريع و 10 مستخدمين. أرخص خطة تتبع وقت Wrike تكلف 24.80 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. ومع ذلك ، من المهم تحديد مدى قوة هذه الأدوات أكثر من وقتك القياسي لتتبع حل اللعب الخالص.
على سبيل المثال ، تأتي خطة Mavenlink التي تبلغ 39 دولارًا أمريكيًا مع لوحة معلومات تعاونية ومشاركة الملفات وتفويض إدارة المهام وتحليل المشروع وقوالب المشروع وتقارير النفقات والتنبؤ بالميزانية والفواتير والمدفوعات. ستجد هذه الميزات في Wrike و Zoho Projects ، لكنك لن تحصل على هذا المستوى من الوظائف مع أدوات خاصة بتتبع الوقت مثل Hubstaff و TSheets.
بالنسبة لتكاليف التخزين ، تقدم بعض المنتجات ، مثل TimeSolv Pro و TSheets ، قدرًا غير محدود من التخزين للاحتفاظ بالصور والمستندات ، مثل الفواتير أو العمل الفعلي ، في حسابك. تتقاضى شركة مثل VeriClock 20 دولارًا مقابل كتلة تخزين تبلغ 10 غيغابايت (GB). وفي الوقت نفسه ، يأتي Zoho Projects مزودًا بسعة تخزينية مجانية تبلغ 10 ميغابايت ، ويمكنك الحصول على 5 غيغابايت في الحزمة القياسية مقابل 20 دولارًا في الشهر.
ميزات مهمة لتتبع الوقت
هناك العديد من الميزات المختلفة في حل التتبع في كل مرة والتي تناسب أنواع وأحجام مختلفة من الشركات. قضاء الوقت في تحديد الميزات الضرورية لعمل الشركات الصغيرة والمتوسطة. يتيح حل مثل Hubstaff للمستخدمين تتبع ما إذا كان الموظفون يعملون عن طريق السماح للمديرين بتسجيل ما يصل إلى ثلاث لقطات شاشة في الساعة أثناء تواجدهم على مدار الساعة. يمكن أن تكون لقطات الشاشة غير واضحة جزئيًا لإخفاء المعلومات الحساسة ولكن يجب أن تكون هناك معلومات كافية لتحديد ما إذا كان العامل يشارك في محتوى متعلق بالعمل أو محتوى شخصي.
يمكنك أيضًا تسجيل سجل بأحجام نشاط لوحة المفاتيح والماوس أثناء التحولات. من بين أدوات تتبع الوقت التي اختبرناها ، فإن Hubstaff هي الأداة الوحيدة التي قدمت هذا المستوى من البصيرة حول كيفية تقدم العمال. يتيح لك Hubstaff أيضًا مراقبة تحركات الموظفين عبر تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) عندما يستخدمون تطبيق الأجهزة المحمولة الخاص بالأداة ، ويمكنك مطالبة المستخدمين بالتقاط صورة شخصية عند وصولهم أو مغادرتهم المواقع (يمكن أيضًا العثور على هذه الميزات في TSheets)
إلى جانب تتبع GPS العام ، الذي يتتبع الموقع الفردي للموظفين لأغراض تتبع وقتهم ، تقدم خدمات مثل Hubstaff و TSheets و VeriClock تحديدًا جغرافيًا في تطبيقات الأجهزة المحمولة الخاصة بهم. ترسل هذه الميزة تذكيرات عندما تدخل أو تغادر نطاق موقع عمل محدد. أيضًا ، إذا نسي الموظف وقت وصوله إلى العمل ، فيمكنه التحقق من بيانات السياج الجغرافي للبحث عن الوقت وتأكيده. يمكن أيضًا لـ Geofencing تسجيل الموظف تلقائيًا عند دخوله إلى المنطقة المجاورة لموقع العمل.
تقدم معظم التطبيقات في تقرير مراجعة تتبع الوقت لدينا تطبيقات جوال أصلية بدلاً من جعل الموظفين يعتمدون على متصفح الويب للجوال. قد يكون الاستثناء خدمة مثل Mavenlink. تجعل أدوات الهاتف المحمول ميزات مثل تحديد الموقع الجغرافي ممكنًا على منصات مثل VeriClock.
الإبلاغ مهم
يتميز TSheets بمجموعة متنوعة من التقارير الممتازة الجاهزة مسبقًا استنادًا إلى توزيع الموظفين كل ساعة ، والدفع ، وموقع GPS ، وأي شيء آخر يمنحك النظام حقلاً بيانات له. الأمر المذهل في TSheets ، وما ذكرناه سابقًا ، هو القدرة على تتبع البيانات المتقدمة ثم إدخال تلك المعلومات في التقارير. يتيح لك TSheets إنشاء ستة حقول قابلة للتخصيص بالكامل يمكن إضافتها كموجه لكل ساعة انتهاء.
على سبيل المثال ، إذا كنت تدير شركة إنشاءات ، فيمكنك حينئذٍ طرح السؤال الفوري ، "هل كانت هناك حادثة؟ نعم أم لا". إذا لم يستجب العمال ، فلن يتمكنوا من إنهاء العمل. أو يمكنك أن تسأل سائقي الشاحنات عن عدد الأميال التي قطعوها للتو. سيتم بعد ذلك سحب هذه الحقول إلى التقارير لتزويدك برؤية أكثر بُعدًا لكيفية إنجاز العمل ، ومدى إنتاجية الفرق ، وأي بيانات أخرى ذات صلة بمكان العمل قد تحتاجها لإنشاء صورة كاملة ليوم العمل أو المناوبة. يتيح TSheets للمستخدمين أيضًا الاتصال برقم هاتف لساعة العمل. لذلك ، يمكن للعمال الذين ليس لديهم هاتف ذكي استخدام الهواتف المنزلية أو الهواتف العمومية للاتصال برقم ، والاستجابة لبعض المطالبات الآلية ، وتسجيل الدخول أو الخروج.
على الرغم من أن Wrike لا يمنحك نفس التتبع المتقدم مثل TSheets ، ستظل قادرًا على جمع البيانات المهمة من الموظفين في بداية الورديات ونهايتها. يتيح لك Wrike إضافة حقول مخصصة إلى جزء المهام ، حتى تتمكن من رؤية أشياء مثل الأميال المقطوعة والحوادث في الوظيفة وما إذا كانت المهمة قابلة للفوترة عند استعراض تقاريرك. لسوء الحظ ، ستظهر هذه العناصر في عرض المهام الشامل الخاص بك من داخل وحدة تحكم PM ، ولكن لن تظهر البيانات ضمن تقارير إدخال الوقت. لذلك ، إذا كنت تريد المعلومات الإضافية ولكنك لا تحتاجها للإبلاغ أو للتثقيب ، فإن Wrike يسهل عليك البدء في التجميع. تسهل Mavenlink على العمال التعاون مع الموظفين الآخرين لتبديل الورديات للتأكد من أن المشاريع مزودة بكامل الموظفين ، أو أي شيء آخر يتطلب التواصل والشفافية. يتيح لك عارض الجدول الأسبوعي الخاص بالأداة رؤية الساعات والمهام التي تعمل عليها. يمكنك تعديل أي وردية وتعديلها من خلال جدولك الزمني ، وهي فائدة كبيرة للموظفين الذين يرغبون في التبديل بين المشاريع والمهام ، أو للعمال الذين لا يعملون وفقًا لجدول زمني صارم من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً. يمكنك أيضًا إضافة ورديات إلى جدولك الزمني ، وعرض الموافقات المعلقة والإدخالات المرفوضة. يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى الأداة إرسال رسائل إلى المستخدمين باستخدام إشارات @ لسؤالهم عن سبب عدم إرسالهم أو سبب عدم تسجيلهم للدخول والخروج. ستظهر الإشارة في موجز نشاط المستخدمين وهم سوف تتلقى رسالة بريد إلكتروني حول الإشارة. عمليات التكامل العضوية مع تجعل Concur Expense and Expensify هذه أداة ممتازة للشركات التي تستخدم البرامج لأتمتة تتبع الوقت والفواتير والمدفوعات.
يتيح Zoho Projects للمستخدمين إمكانية التسجيل والعمل على مهام متعددة في وقت واحد ، وهي ميزة رائعة لن تجدها في أي من أدوات تتبع الوقت الأخرى في تقرير المراجعة هذا. على الرغم من أن هذه حالة استخدام محدودة للغاية ، إلا أن هناك سيناريوهات معينة يتم فيها تنفيذ مهام متعددة في وقت واحد ، بشكل عرضي على الأقل ، وباستخدام الأدوات الأخرى المذكورة في هذه الجولة. بدون Zoho Projects ، لن تكون هناك طريقة لتتبع كلتا المهمتين وفواتيرهما. ولعل أكبر فائدة من العمل مع مشاريع زوهو هو سهولة الوصول إلى والتكامل مع النظم الايكولوجية البرمجيات زوهو بأكمله، بما في ذلك البريد الإلكتروني والتسويق ، وإدارة علاقات العملاء (CRM)، وبرامج الموارد البشرية وأدوات الإدارة.
كيفية اختيار متتبع الوقت
يعتمد أي من هذه الحلول التي تختارها في المقام الأول على ماذا ولماذا ومتى تتطلع شركتك إلى تتبع الوقت. بمجرد تحديد هذه العناصر ، ستتمكن من التركيز على الأدوات المصممة خصيصًا لاحتياجاتك. على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى خبرة PM أم أنك مهتم أكثر بمراقبة موظفيك؟
بعد ذلك ، سترغب في تحديد المبلغ الذي ترغب في دفعه وقادر على دفعه مقابل هذا النوع من الأدوات. النطاق السعري بين الأدوات التي اختبرناها ليس كبيرًا بما يكفي لاستبعاد حتى أصغر الشركات أو المستخدمين الفرديين ، بغض النظر عن الأداة المفضلة. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الكبيرة ، سترغب في فحص مجموعة البرامج الحالية لديك لتحديد الأدوات التي تتكامل مع حل تتبع الوقت المرتقب. تتميز جميع الأدوات التي قمنا بمراجعتها بواجهات برمجة تطبيقات مفتوحة ، لذا إذا كان لديك فريق تطوير من بين موظفيك ، فستتمكن من بناء عمليات تكامل داخليًا. ومع ذلك ، إذا كنت تحب أداة تتبع الوقت ولكن أدوات CRM و HR لا تحتوي على واجهات برمجة تطبيقات مفتوحة ولا تتكامل معها بشكل عضوي ، فقد يكون من الأفضل لك اختيار أداة أخرى.
Comentarios