تعرف على Microsoft Project لإدارة المشروع

الايجابيات

• قوي في اليد اليمنى.

• خيارات مفصلة لإدارة الموارد.

• تقارير قابلة للتخصيص.

سلبيات

• محيرة للشراء والتعلم والاستخدام.

• لا يتكامل مع العديد من التطبيقات خارج عائلة Microsoft.

• أغلى من المنافسين.

إن اختيار استخدام Microsoft Project كتطبيق مخصص لإدارة المشاريع من فريقك يكون منطقيًا فقط عند محاذاة عدد من النجوم. أولاً ، يجب أن يكون لديك مدير مشروع معتمد لقيادة البرنامج. ثانيًا ، يجب أن يكون الوقت في صفك ولا يمكن استعجال مدير المشروع المعتمد لتعلم استخدام الأداة. ثالثًا ، يجب أن يكون فريقك بالفعل أحد بيوت Microsoft ، أو يجب أن يكون على استعداد لأن يصبح كذلك. رابعًا ، يجب أن يكون عدد المشاريع التي يديرها فريقك ومستوى تعقيدها مرتفعًا جدًا. إذا كانت مؤسستك تستوفي هذه المعايير ، فقد يثبت Microsoft Project أنه أداة لا تقدر بثمن. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن الأفضل أن تخدمك خيار آخر ، وهناك الكثير.

إذا كنت قد قرأت هذا الآن وأدركت أن Microsoft Project ليس مناسبًا لفريقك ، فإنني أوصي بثلاثة خيارات أخرى. بالنسبة للشركات الصغيرة ، تعد Zoho Projects و Teamwork Projects اختيارات محرري PCMag. كلاهما بسعر معقول وسهل التعلم للاستخدام ، حتى لو لم تكن خبيرًا في إدارة المشروع حتى الآن. الأداة الأخرى التي تربح خيار المحررين هي LiquidPlanner ، وهي أداة متطورة مثالية للفرق الكبيرة التي تدير ليس فقط المشاريع ولكن أيضًا الأشخاص والموارد الأخرى.

عدد قليل من المحاذير

يستغرق Microsoft Project وقتًا طويلاً لتعلم الاستخدام وحتى وقت أطول لإتقانه. أكتب هذه المراجعة من وجهة نظر شخص لم يتقنها (ولا حتى قريب منها) ولكنه جربها لعدة أسابيع وطرح أسئلة على ممثلي Microsoft لمعرفة المزيد. تتضمن وجهة نظري اختبار المقارنة مع العشرات من تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى ، بدءًا من التطبيقات خفيفة الوزن المصممة للشركات الصغيرة إلى الخيارات على مستوى المؤسسات.

التسعير والخطط

هناك طريقتان لشراء Microsoft Project. يمكنك إضافته إلى اشتراك Office 365 أو يمكنك شراء إصدار مستقل للنشر المحلي. تصبح الخيارات مربكة ، لذا دعني أشرحها قطعة قطعة.

الوظيفة الإضافية للمكتب. عند إضافة Microsoft Project إلى اشتراك Office ، تحصل على إصدار التطبيق المستند إلى مجموعة النظراء. هناك ثلاثة مستويات تسعير لهذا النوع من الشراء: Project Online Professional و Premium و Essentials.

تكلف Project Online Professional 30 دولارًا لكل شخص شهريًا. مع هذا المستوى من الخدمة ، يحصل كل شخص على تطبيق Microsoft Project لسطح المكتب على ما يصل إلى خمسة أجهزة كمبيوتر لإدارة المشاريع فقط ، وليس لإدارة المحفظة. على الرغم من أنه تطبيق سطح مكتب ، إلا أنه لا يزال يعمل في السحابة (على سبيل المثال ، يتطلب اتصالاً بالإنترنت لاستخدامه). يتم تضمين الوصول عبر متصفحات الويب أيضًا.

تبلغ تكلفة Project Online Premium 55 دولارًا لكل شخص شهريًا. يقدم كل شيء في الحساب الاحترافي ، بالإضافة إلى أدوات إدارة المحافظ. يأتي مزودًا بالتحليلات المتقدمة وميزات إدارة الموارد التي لا تحصل عليها في الحساب الاحترافي.

المستوى الثالث ، الأساسيات ، ليس مستوى من الخدمة بقدر ما هو نوع دور يمكنك اختياره لأعضاء الفريق الذين لديهم مسؤوليات محدودة إلى حد ما في التطبيق. يكلف 7 دولارات للفرد في الشهر. يجب أن يكون لديك عضوية احترافية أو مميزة أولاً للاستفادة من الخيار الأساسي. يمكن للمستخدمين الأساسيين فقط الوصول إلى Microsoft Project عبر مستعرض ويب أو جهاز محمول. يمكنهم فقط تحديث حالات المهام والعمل مع الجداول الزمنية ومشاركة المستندات والتواصل مع الزملاء. لا يحصلون على تطبيقات سطح المكتب أو وظائف أخرى.

نشر محلي مستقل. إذا كنت لا تريد استخدام الإصدار المستضاف على السحابة من Microsoft Project ، فيمكنك استضافته محليًا ، وهناك ثلاثة خيارات لكيفية القيام بذلك.

الأول هو Project Standard ، والذي يكلف 589.99 دولارًا أمريكيًا كرسوم ثابتة لمرة واحدة. باستخدام هذا الإصدار ، تحصل على برنامج واحد مثبت محليًا على جهاز كمبيوتر واحد ، ويمكن لشخص واحد فقط استخدامه. إنه برنامج المدرسة القديمة بمعنى أنه لا يحتوي على أي ميزات تعاون. تحصل على أدوات إدارة المشروع ، ولكن لا شيء لإدارة الموارد.

الخيار التالي هو Project Professional مقابل 1،159.99 دولارًا. كل ترخيص يصلح لجهاز كمبيوتر واحد فقط. يحتوي على كل شيء في Project Standard ، بالإضافة إلى القدرة على التعاون عبر Skype for Business وأدوات إدارة الموارد والجداول الزمنية وخيار المزامنة مع Project Online و Project Server.

خدمة Project Server ، الخيار الأخير ، هو إصدار من Microsoft Project يمكن للمؤسسات الحصول عليه باستخدام SharePoint 2016. يمكنني الخوض في التفاصيل حول كيفية الحصول على SharePoint 2016 والمستويات الثلاثة من خدمة المؤسسة لـ Office متضمنة ، لكنني سأفترض أنه إذا هذا الخيار يهمك ، لديك بالفعل شخص دعم في Microsoft يمكنك طلب المزيد من المعلومات.

أسعار المقارنة

إذا استخدمنا سعر 30 دولارًا أو 55 دولارًا لكل شخص شهريًا لـ Project Online Professional كقاعدة لدينا للمقارنة ، وهي مستويات الخدمة التي أتخيلها في غرفة القيادة الخاصة بك إذا كنت تقرأ هذا المقال ، فإن أسعار Microsoft تكون مرتفعة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

منصة TeamGantt مكان جيد للبدء في المقارنة. يقدم خدمة تتراوح من حساب مجاني إلى عضوية متقدمة تكلف 14.95 دولارًا للشخص الواحد في الشهر. إنها أداة قائمة على الويب تتضمن التعاون وأسهل بكثير في تعلم استخدامها من Project.

تكلف الخطة المماثلة مع Zoho Projects سعرًا ثابتًا قدره 50 دولارًا شهريًا ، بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين يستخدمونها. تقدم Teamwork Projects معدلًا شهريًا ثابتًا مشابهًا (69 دولارًا شهريًا لأكبر عدد من أعضاء الفريق حسب حاجتك) ، كما يفعل Proofhub (150 دولارًا شهريًا)

إذا لجأنا إلى المزيد من الأدوات المتطورة ، فإن LiquidPlanner يبدأ من 599.40 دولارًا سنويًا لحساب شركة صغيرة يصل إلى خمسة أشخاص. يعتمد هذا السعر على معدل 9.99 دولارًا أمريكيًا لكل شخص شهريًا ، ولكن هذه الخطة المعينة تُباع فقط في حزمة من خمسة مقاعد. تعتبر خطة LiquidPlanner الأكثر شيوعًا ، Professional ، أفضل للشركات المتوسطة إلى الكبيرة. من الممكن أن يكون 45 دولارًا للشخص الواحد شهريًا ، بحد أدنى عشرة أشخاص. مثل Microsoft Project ، يستغرق LiquidPlanner وقتًا لإتقانه جزئيًا لأنه يوفر العديد من الأدوات لكل من إدارة المشروع وإدارة الموارد.

تشمل منصات إدارة المشاريع الأخرى المناسبة للمؤسسات الكبيرة Clarizen (من 45 دولارًا للشخص الواحد في الشهر) ، و Celoxis (25 دولارًا للشخص الواحد في الشهر ؛ بحد أدنى خمسة أشخاص) ، و Workfront (حوالي 30 دولارًا ، اعتمادًا على الإعداد).

ابدء

لا يمكنني التأكيد بما فيه الكفاية على حقيقة أن Microsoft Project مصمم ليتم استخدامه من قبل مديري المشاريع ذوي الخبرة أو المدربين بشكل أكثر دقة. إنه ليس مصممًا للتعلم أثناء التنقل. لا يأتي مع برامج تعليمية واضحة للبدء. يفترض الإلمام بكل من المفاهيم الكبيرة والتفاصيل الدقيقة لإدارة المشروع. إذا كنت تعتقد أنك قد تستخدم هذا البرنامج ولكنك (أو الشخص الرئيسي الذي سيستخدم التطبيق) لا تعرف ما هو تقرير التوقف عن العمل ، فإنني أنصحك بشدة بالتفكير في أداة مختلفة.

التطبيق نفسه يشبه إلى حد كبير Excel. له نفس واجهة الشريط المبوبة المألوفة التي تظهر في تطبيقات Microsoft Office الأخرى. يحتفظ جزء جدول البيانات في التطبيق بجميع البيانات المتعلقة بالمهام أو الموارد. على يمين الخلايا يوجد مخطط جانت يعكس الجدول أثناء إنشائه.

يدعم Microsoft Project جميع الأشياء النموذجية التي تريد القيام بها في تطبيق إدارة المشروع. لكل مهمة ، يمكنك إدخال الكثير من التفاصيل ، مثل الوصف والملاحظات وتاريخ البدء ومدة المهمة وما إلى ذلك. يتم دعم الأحداث المتكررة ، وكذلك التبعيات والحقول المخصصة والخطوط الأساسية لتتبع التقدم الفعلي مقابل التقدم المخطط له.

تكون الأشرطة الموجودة في مخطط جانت تفاعلية ، لذا عندما تقوم بضبطها ، يتم تحديث المعلومات الموجودة في الخلايا أيضًا. عندما تكون المهمة قيد التقدم ، يمكنك الإشارة إلى النسبة المئوية التي تم إنجازها عن طريق تحريك خط أصغر داخل شريط مفتاح الربط المرتبط بها باتجاه اليمين.

بالإضافة إلى عرض مخطط جانت ، يقدم Microsoft Project طرق عرض التقويم والرسم التخطيطي أيضًا. طريقة عرض التقويم تشرح نفسها بنفسها ، بينما تشبه طريقة عرض الرسم التخطيطي طريقة عرض جانت ، إلا أنها تحتوي فقط على تفاصيل إضافية حول المهمة. إذا كنت تتبع خطًا زمنيًا بشكل أفضل عندما يكون هناك إحساس بالسرد وراءه ، فقد يكون عرض الرسم التخطيطي مفيدًا.

الميزات والتفاصيل

يعد Microsoft Project فعالاً عندما يتعلق الأمر بالجوانب الأكثر تفصيلاً لإدارة المشاريع ، مثل إدارة الموارد والتقارير والجداول الزمنية. القوة لا تعني السهولة أو البساطة بالطبع.

في Microsoft Project ، من خلال مستويات الخدمة التي تتضمن إدارة الموارد ، يمكنك إدارة العمل (الذي يتضمن أشخاصًا عامًا وأشخاصًا محددين ، بالإضافة إلى الموارد الأخرى ذات الصلة "بالعمل") والمواد والتكاليف. يمكنك فعل الكثير مع هذه العناصر إذا كان لديك الوقت والميل.

على سبيل المثال ، يمكنك إضافة تفاصيل إلى موارد المواد ، مثل وحدة القياس ، وإذا كنت تريد الحصول على تفاصيل فعلية ، يمكنك إدخال تكاليف المواد. ماذا لو تغيرت تكاليف المواد بمرور الوقت؟ في Microsoft Project ، تتيح لك لوحة التفاصيل الإضافية تتبع التغييرات في التكلفة مع مرور الوقت وحسابها.

مع موارد العمل ، ذكرت أنه يمكنك تتبع أشخاص محددين أو أشخاص معممون. اعتمادًا على العمل الذي تقوم بتتبعه ، قد تحتاج إلى تعيين موارد بشرية عامة ، مثل "مبرمج الواجهة الأمامية" أو "مُختبِر ضمان الجودة" ، بدلاً من تعيين شخص معين. كل هذا يتوقف على ما تديره وكيف.

التقارير قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، على الرغم من أنها ، مثل باقي التطبيق ، تستغرق وقتًا لتعلم كيفية استخدامها. ومع ذلك ، فإن بعض الميزات الأكثر بدائية أنيقة وسهلة الاستخدام بشكل مدهش. يمكنك إنشاء تقرير بالانتقال إلى قسم التقرير وتحديد البيانات التي تريد ظهورها في وحدات نمطية مختلفة على الصفحة. باستخدام مربع اختيار حقل على اليمين ، يمكنك جعل العنصر الأعلى هو المشروع ، وأسفله يمكنك إضافة جدول يوضح مقدار كل مرحلة من مراحل المشروع مكتملة بالفعل ، وما إلى ذلك.

جميع العناصر التي تضيفها إلى التقرير منمقة ، ولا يتم ضبطها تلقائيًا لتلائم بعضها البعض. على سبيل المثال ، إذا كان النص من عنصر ما يمتد لفترة طويلة ، فيمكن أن يصطدم بعنصر آخر. غالبًا ما تحتاج العناصر المرئية الثانوية الأخرى إلى البراعة أيضًا. يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى إهدار الكثير من الوقت في تغيير حجم الصناديق ودفع العناصر إلى اليسار واليمين لجعلها تبدو جيدة ، وهو ما قد لا تحصل عليه على الأرجح. هذه وظيفة المصمم حقًا.

ومع ذلك ، فإن تصميم التقارير بهذه الطريقة له غرض. بمجرد الانتهاء من جميع التعديلات ، يبدو المنتج النهائي جاهزًا للتصدير إلى عرض تقديمي مباشرةً (في PowerPoint ، بلا شك) ، بحيث يمكنك الانتقال من إنشاء التقارير إلى مشاركتها دون العديد من الخطوات الإضافية.

ضمن قسم الجداول الزمنية ، بالنسبة لإصدارات التطبيق التي تتضمنه ، يمكنك جعل أعضاء الفريق يملئون جداول زمنية أسبوعية لأي مدة تحتاجها ، مثل أسبوعيًا أو شهريًا. يمكن لأعضاء الفريق الإبلاغ ليس فقط عن الوقت الذي يقضونه في المهام المتعلقة بالمشاريع ، ولكن يمكنهم أيضًا الإشارة إلى وقت العمل ، مثل البحث والتطوير أو الإنجاز. يتيح خيار آخر للأشخاص إضافة الوقت إلى أوراقهم الزمنية للمهام التي لا تتعلق على وجه التحديد بمشروع. على سبيل المثال ، إذا كانت جوليا تقود للقاء عميل ، فقد يرغب الفريق في تسجيل ذلك الوقت وفاتورة له ، على الرغم من أن السفر لا يظهر كمهمة في مشروع.

مجال للتحسين

لقد أشرت بالفعل إلى حقيقة أن Microsoft Project يمكن أن يقدم المزيد من المساعدة في مساعدة الناس على البدء في استخدامه وتعلم كيفية استخدامه.

بالإضافة إلى ذلك ، يكون Project ضعيفًا عندما يتعلق الأمر بالاتصال داخل التطبيق. تكمن المشكلة في أن Microsoft مملكة ، وفي عالمها لديها بالفعل الكثير من الأدوات للتواصل. يمكنك إطلاق بريد إلكتروني باستخدام Outlook ، أو جدولة اجتماع في التقويم ، أو الدخول إلى Microsoft Teams للدردشة ، أو Yammer للمحادثات ، أو Skype لمكالمات الفيديو ، وما إلى ذلك. لكن في بعض الأحيان ، عندما تعمل في مشروع ما ، فأنت تريد فقط @ إرسال رسالة إلى شخص ما أو إرساله عبر الدردشة وطرح سؤالاً دون كسر سياق عملك بالانتقال إلى تطبيق آخر. بالنظر إلى أن هذه الأدوات موجودة بالفعل ، فلماذا تكررها في Project؟ (قد يشير البعض إلى Microsoft على أنها تمتلك "نظامًا بيئيًا" بدلاً من مملكة. لا يمكن للنظام البيئي إلا أن يكون على ما هو عليه ، لكن المملكة تختار حدودها.)

في الواقع ، أزعجني السفر في جميع أنحاء المملكة بلا نهاية أثناء اختبار Microsoft Project. قد تؤدي الرغبة في مشاركة المعلومات إلى نقل التطبيق لي بعيدًا إلى Outlook. قد تؤدي الحاجة إلى تحديث شيء ما حول اجتماع مجدول في مشروعي إلى ترك جهاز الكمبيوتر الخاص بي يحمل علامة تبويب جديدة للتقويم بدون موافقتي. في كثير من الأحيان ، كنت أرغب في القدرة على ضبط جميع التفاصيل المتعلقة بمشروعي من داخل تطبيق إدارة المشروع ، وليس في مكان آخر.

بينما تمتلك Microsoft الكثير من تطبيقاتها الخاصة التي تعمل مع Project ، فإن العديد من المؤسسات تعتمد على الأدوات التي تأتي من مكان آخر ، مثل Salesforce. لا يتكامل المشروع مع العديد من الأدوات الأخرى. لا تدعمه Zapier أيضًا ، وهي أداة عبر الإنترنت يمكنها أحيانًا توصيل التطبيقات والخدمات التي لا تتحدث أصلاً مع بعضها البعض. إذا كنت تأمل في ربط تطبيق إدارة المشروع الخاص بك بخدمات أخرى عبر الإنترنت يستخدمها فريقك بالفعل ، سواء كانت Slack أو Trello أو Salesforce ، فإن Microsoft Project ليس أداة جيدة للاختيار.

أداة قوية في عالمها

على الرغم من قوته وشامله من نواحٍ عديدة ، إلا أن Microsoft Project يناسب شركات محددة جدًا فقط. المزيد والمزيد ، هذا هو الحال مع العديد من تطبيقات Microsoft. يحتاج فريقك إلى الاستثمار بالفعل في منتجات Microsoft حتى يصبح Project منطقيًا. كما أنه يعمل بشكل أفضل مع المؤسسات المتوسطة والكبيرة ، ولكن ليس المؤسسات الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك ، أنت بحاجة إلى مدير مشروع مؤهل وذو خبرة في الفريق ليكون الشخص الذي يقود التطبيق. من الواضح أن قرائنا يتمتعون بتجربة جيدة مع البرنامج ، ومع ذلك ، فقد منحوه جائزة Business Choice لإدارة المشاريع في عام 2019.