تعرف على OnPay لمعالجة كشوف المرتبات والموارد البشرية

الايجابيات

• بسرعة

• كشوف رواتب غير محدودة ، وتواتر مرن

• النماذج والحقول المخصصة

• تحسين تجربة الهاتف المحمول

• تقرير قائمة الرواتب الجديد

• أدوات وبيانات جديدة للموارد البشرية

• إصدارات الموظفين رائعة

سلبيات

• يتطلب الموقع المترامي الأطراف مزيدًا من التمرير

• النص على تطبيق Android باهت

• نسخة الهاتف المحمول تفتقد بعض الوظائف

تغيرت خدمة كشوف المرتبات المستندة إلى السحابة OnPay بشكل ملحوظ قبل المراجعة الأخيرة ، والآن تمت إضافة المزيد من الوظائف والمرونة. الموقع عبارة عن حل كامل لكشوف المرتبات ، مما يسمح للمديرين بإنشاء سجلات موظفين شاملة وتشغيل كشوف رواتب غير محدودة كل شهر. يوفر تقارير متعددة يمكن تعديلها وعرضها بسهولة ، بما في ذلك تقرير جديد قابل للتخصيص بدرجة عالية. كما أنه يتعامل مع حساب ودفع جميع ضرائب الرواتب. تتضمن الميزات الجديدة لوحة معلومات للموارد البشرية ولتتبع المحادثات حول PTO وخزينة المستندات ووثائق الإعداد الإلكترونية وبوابات الموظفين التي تم تجديدها. تجربة المستخدم الخاصة به تنافس تجربة . OnPay ، إلى جانب Gusto ، بسبب المزيج الناجح من كشوف المرتبات القابلة للتخصيص وأدوات الموارد البشرية.

التسعير OnPay

حافظت OnPay على سعرها السابق وهو 36 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى 4 دولارات لكل موظف شهريًا ، مما يضعها في منتصف المواقع التي استعرضناها. تحتوي كشوف رواتب الخدمات الكاملة في Patriot Software على سعر أساسي قدره 25 دولارًا شهريًا (10 دولارات أمريكية إذا كنت على استعداد لتقديم ضرائب وإيداعها) ، بالإضافة إلى 4 دولارات لكل موظف شهريًا. من ناحية أخرى ، تبلغ قيمة Square Payroll 29 دولارًا شهريًا ، بالإضافة إلى 5 دولارات لكل موظف شهريًا. يبدأ Gusto بـ 39 دولارًا شهريًا ، بالإضافة إلى 6 دولارات لكل موظف شهريًا ، لكنه يرتفع إلى السعر الأساسي 149 دولارًا بالإضافة إلى 12 دولارًا للشخص الواحد في الشهر.

المساعدة في الإعداد مع OnPay

الإعداد هو الجزء الأكثر صعوبة وصعوبة في استخدام تطبيق كشوف المرتبات للشركات الصغيرة. ليس هناك فقط المئات من التفاصيل التي يجب إدخالها ، ولكن الدقة أيضًا مهمة للغاية. إن العمل الذي تقوم به هنا له تأثير هائل على سبل عيش موظفيك ، وكذلك وصولهم إلى مزايا الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، لا تنظر الوكالات المالية بعين الرضا عن المدفوعات المتأخرة أو غير الصحيحة أو المفقودة.

تعتمد كيفية تعيين OnPay لمعالجة كشوف المرتبات الخاصة بك إلى حد كبير على ما إذا كنت قد دفعت رواتب الموظفين من قبل في عملك الحالي أم لا. إذا كنت تبدأ كشوف رواتب جديدة باستخدام OnPay ، فستتمكن من متابعة عملية الإعداد بأكملها بنفسك (على الرغم من أن الشركة يمكنها بالتأكيد مساعدتك حسب الحاجة). إذا كان لديك سجل كشوف مرتبات يجب إدخاله ، فستتلقى رسالة أثناء قيامك بعملية الإعداد عبر الإنترنت تخبرك أن أخصائي كشوف المرتبات سيتصل بك لترتيب استيراد تلك البيانات. تقدم الشركة ضمان دقة كاملة. إذا تم إدخال أي من هذه البيانات التاريخية بشكل غير صحيح ، تتحمل OnPay المسؤولية الكاملة.

إذا كنت تبدأ من جديد وتريد إجراء الإعداد بنفسك ، فيمكنك الاستفادة من معالج الإعداد الجديد المكون من سبع خطوات في OnPay. سيتعين عليك أولاً إدخال المعلومات الأساسية حول شركتك ، بما في ذلك تفاصيل الاتصال ومعلومات المالك والمسؤول. إذا لم يتم إكمال هذا بشكل كامل ودقيق ، فلن تتمكن من متابعة الإعداد. تتضمن الخطوات الخمس التالية تفويض وكيل التقارير ، وتفاصيل الحساب المصرفي ، وجداول الدفع (أسبوعيًا ، ونصف شهري ، وشهري ، وما إلى ذلك) ، ومواقع العمل ، والتحقق من الحساب المصرفي.

كلمة حول جداول الدفع هنا: يمكنك إنشاء جداول متعددة وغير محدودة إذا أردت ، كما يمكنك دفع أجور الموظفين وفقًا لجداول زمنية مختلفة. هذا أكثر مرونة مما تقدمه المنتجات الأخرى - بما في ذلك Gusto.

إضافة موظفين ومزايا

بمجرد الانتهاء من الإعداد الأولي ، ستحتاج إلى إدخال سجلات الموظفين. لديك خياران فقط. يمكنك إما إنشاء السجل بالكامل بنفسك أو دعوة الموظفين لإدخال بياناتهم الخاصة - باستثناء تفاصيل التعويضات وغيرها من القضايا المتعلقة بالموارد البشرية ، بالطبع. يقدم برنامج باتريوت وغيره خيارات مماثلة.

إذا قدم الموظفون بالفعل معلوماتهم الشخصية ، فستلاحظ ذلك في سجلاتهم ويمكنك إكمال جزء صاحب العمل من الشاشات. بمجرد إعدادها ، تحتوي هذه السجلات على جميع تفاصيل كشوف المرتبات والموارد البشرية ، بما في ذلك الخصومات والتعويضات والإجازات وملفات الموظفين (المزيد عن الموارد البشرية لاحقًا). سجلات موظفي OnPay قابلة للمقارنة تقريبًا بسجلات Gusto ، على الرغم من أن Gusto أكثر إحكاما.

يحتوي OnPay على ميزة سجلات الموظفين الجديدة الرائعة: النماذج المخصصة. من السهل جدًا إنشاء هذه ويمكن أن تحتوي على أنواع متعددة من حقول إدخال البيانات ، مثل مربعات النص والقوائم المنسدلة وحقول التاريخ. يمكنك استخدامها في سجلات الموظفين ، على سبيل المثال ، لتتبع أجهزة الكمبيوتر.

تحتاج إلى إكمال مهام الإعداد الأخرى قبل أن تتمكن من تشغيل كشوف المرتبات: يمكنك تحديد سياسات الاستحقاق ، مثل عدد الساعات التي يتعين على الموظفين العمل فيها لكسب PTO ، والوقت المرضي ، وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى أنواع الأجور التي تستخدمها (بما في ذلك ساعات العمل العادية والراتب والعمل الإضافي والمكافأة). يدعم OnPay أنواع دفع أكثر من الخدمات الأخرى التي راجعتها ، ويسمح لك بإنشاء نوع خاص بك. إنها تستفيد جيدًا من الحقول المخصصة هنا وفي أي مكان آخر على الموقع. في الواقع ، إنها تقدم أكثر مما يقدمه المنافسون (من بين أولئك الذين يقدمون أيًا منها على الإطلاق).

ستقضي أيضًا الكثير من الوقت في إعداد الخصومات - في المقام الأول التأمين الصحي وخطط التقاعد التي تقدمها. يمكنك تحديد أنواع أخرى من الخصومات أيضًا ، بما في ذلك الزينة. يعمل OnPay كوسيط تأمين لمساعدتك في اختيار وإعداد مزايا تأمين الموظفين - الصحة ، والأسنان ، والحياة ، والإعاقة. سيقوم فريق OnPay بإجراء بحث لك وإنشاء عروض الأسعار.

تتضمن مهمة الإعداد الأخرى اتصالات بخدمات الجهات الخارجية. يمكن لـ OnPay دمج بيانات كشوف المرتبات الخاصة بك مع QuickBooks Online ، أو إصدار سطح المكتب من QuickBooks ، أو Xero (OnPay شريك تطبيق معتمد مع Xero) ، أو أي مجموعة متنوعة من تطبيقات الإنتاجية. يوفر الموقع تخطيطًا قويًا للحساب ، مما يساعدك في إعداد كشوف المرتبات الخاصة بك بطريقة تتفق مع بنية الحساب لتطبيق المحاسبة الخاص بك. تقدم جميع المواقع التي قمت بمراجعتها اتصالات مضمنة بالتطبيقات ذات الصلة ، لكن SurePayroll لديه روابط لمعظم الحلول المحاسبية.

تجربة مستخدم ممتازة

يمكن أن تكون كشوف المرتبات عملية مزعجة ومليئة بالتفاصيل دون العبء الإضافي المتمثل في دعم موقع ويب مربك وغير جذاب. يوفر OnPay تجربة مستخدم ممتازة نادراً ما تقف في طريق العمليات أو تنتقص منها. يوفر الاستخدام الفعال للألوان والخطوط والرسومات بيئة ممتعة وحسنة المظهر لما يمكن أن يكون عملية صعبة. لا يزال يميل إلى الامتداد ، ويتطلب أحيانًا التمرير المفرط. هناك الكثير من البيانات لعرضها ، ويريد المديرون رؤية أكبر قدر ممكن منهم في وقت واحد. انه تحد.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن روابط التنقل والقوائم المقابلة لها تقسم الموقع إلى أجزاء صغيرة ، لذلك عليك أن تتعلم مبكرًا ما إذا كان يجب عليك الانتقال إلى روابط الرواتب أو الموارد البشرية أو الشركة للوصول إلى ما تبحث عنه. يقوم Gusto بعمل أفضل في دمج المهام ذات الصلة. ومع ذلك ، فإن OnPay هو موقع نظيف وسريع للغاية.

يتم تشغيل التنقل بواسطة ثمانية رموز في شريط الأدوات الرأسي الأيسر. سيؤدي النقر فوق رمز Dashboard إلى إرجاعك دائمًا إلى الشاشة الرئيسية. يفتح ارتباط التنقل الثاني روابط لشاشات معلومات الموظف والمقاول ، مع روابط إضافية لتعديلات نهاية العام ، والموظفين الجدد ، وورقة عمل الساعات. الجديد هذا العام هو ارتباط ملفات العمال ، والذي ينقلك إلى قائمة شاملة من مستندات الموظفين التي تم توزيعها وتوقيعها أو التي تنتهي صلاحيتها ، مثل دليل الموظف ، و W-4s و I-9s ، وخطابات العرض ، والسياسة غير الكاملة . يتم ترتيبها من قبل الموظف وتغليفها في صناديق ملونة كبيرة. الملفات قابلة للبحث ، وهي متوفرة أيضًا في سجل كل موظف ومقاول.

الرابط الثالث يأخذك إلى قسم الرواتب. يقسم OnPay هذه العملية إلى أربع خطوات متتالية ؛ تنقر فوق كل علامة تبويب ملونة في الجزء العلوي من الشاشة للانتقال إلى التالي. يفتح الرابط الرابع قائمة التقارير الخاصة بك. يتم تقسيم هذه بين كشوف المرتبات والمزايا. يمكنك تخصيص كل منها بفلاتر متعددة وعرضها مباشرة على الشاشة وفتحها في Excel أو حفظها كملفات PDF. يسمح تقرير قائمة الرواتب الآن بمزيد من التخصيص بشكل ملحوظ. يمكنك إضافة ما يصل إلى 40 عنصرًا عن طريق سحبها وإفلاتها في موضعها بين الأعمدة القياسية المضمنة. هذه هي أقوى أداة إبلاغ رأيتها في مواقع كشوف المرتبات التي راجعتها.

يأخذك الرابط الخامس إلى ملفات الرواتب والمدفوعات الخاصة بك ، والرابط السادس إلى أدوات وبيانات الموارد البشرية . لقد عززت OnPay بالفعل قدراتها في إدارة الموارد البشرية لدرجة أنها تقود مواقع الرواتب في هذا المجال. في الواقع ، قدراتها تجعلها قادرة على المنافسة مع حلول الموارد البشرية وكشوف المرتبات الأكثر تقدمًا. الموارد البشرية لديها لوحة القيادة الخاصة بها والتي يمكن أن تشمل على متن الطائرة ومهام الموظفين ، وعروض الموظفين المعلقة ، ومعلومات الإجازة. لا يمكنك رؤية بعض إمكانات الموارد البشرية بالموقع فقط من خلال التصفح عبر الشاشات ، ولكن هناك الكثير هناك. على سبيل المثال ، تحتوي مكتبة المستندات الموسعة على مئات من أدلة الموارد البشرية والعقود والقوالب القابلة للتخصيص. يمكنك بسهولة تعيين المهام وإنشاء مهام سير عمل مخصصة.

تعرض شاشة إجازة الموظف معلومات حول من هو خارج المكتب الآن ومن سيكون قريبًا ؛ يمكنك أيضًا عرض هذا في تقويم رسومي. يوجد أدناه جدول به إدخال لكل موظف يعرض الإجازة المطلوبة (والتي يمكنك الموافقة عليها أو رفضها) وتلك الطلبات قيد المعالجة ، بالإضافة إلى السجل. يقدم OnPay محادثات عبر الإنترنت بين الموظفين والمسؤول لرعاية عنصر الموظفين هذا. لقد أضاف الموقع هذه القدرة على الاتصال في مناطق أخرى من الموقع ، وهي ميزة رائعة ومفيدة.

يأخذك الرابط السابع في شريط الأدوات إلى قائمة الشركة ، والتي تحتوي على الكثير مما كان عليه في قائمة الإعدادات. هنا ، يمكنك الوصول إلى روابط لمهام مثل إعداد بنود الدفع والخصومات والمواقع والأقسام والمواقف وسياسات الاستحقاق.

أخيرًا ، هناك رابط لمساعدة COVID-19. أصبحت معظم مواقع كشوف المرتبات موارد مهمة للشركات أثناء الوباء ، بسبب كل الطرق التي تتأثر بها كشوف المرتبات. يوفر OnPay التقريرين اللازمين لبرنامج حماية شيك الراتب (PPP): تقرير متوسط ​​تكلفة كشوف المرتبات الشهرية وتقرير تكاليف كشوف المرتبات للتسامح عن قرض PPP. يمكن لـ OnPay تعديل كشوف المرتبات الخاصة بك إذا أشرت إلى أنك مؤهل لقانون الاستجابة العائلية الأولى لفيروس كورونا (FFCRA) وائتمان الاحتفاظ بالموظفين (ERC) وبرنامج تأجيل ضريبة الضمان الاجتماعي. يوفر الموقع أيضًا دليلًا إلى الموارد الخاصة بالطرق التي قد يتأثر بها عملك الصغير بتشريعات COVID-19.

استخدام لوحة تحكم OnPay

يفتح OnPay دائمًا على لوحة التحكم الرئيسية ، ويمكنك العودة إليها من شريط الأدوات. تم تجديد هذه الميزة الهامة منذ مراجعتي الأخيرة. تظهر روابط لشاشات الموظف والمقاول أعلى الشاشة. إذا كانت هناك تنبيهات أو مهام تحتاج إلى اهتمام ، فستراها معروضة هناك أيضًا.

كما ذكرت من قبل ، يميل OnPay إلى التوسع ودمج ما أعتبره مساحة بيضاء مفرطة. يحدث هذا على شاشة لوحة القيادة. هناك أربعة مربعات كبيرة تحتوي على روابط لأحدث عمليات الدفع الخاصة بك ، ودفعك المجدول التالي ، والتواريخ المهمة ، وعروض الموظفين المفتوحة. يمكنك تخصيصها وإيقاف تشغيل تلك التي لا تريدها ، ولكن إذا كان كل شيء يظهر ، عليك التمرير لأسفل لرؤيتها كلها. المحتوى المعروض هناك رائع. سيكون من الجيد رؤية روابط لجميع البيانات والمهام في عرض واحد.

تشغيل كشوف المرتبات الخاصة بك مع OnPay

تتعامل OnPay مع كشوف المرتبات كما يفعل منافسوها. يمكنك تحديد الموظفين الذين تريد دفع أجورهم من القائمة التي تظهر على الشاشة الأولى لهذا المعالج المكون من أربع خطوات (يتم تمثيل كل خطوة بواسطة مربع ملون). تعرض الصفحة أيضًا المعلومات ذات الصلة في الجزء العلوي ، مثل بداية الفترة ونهايتها وتاريخ التحقق. انقر فوق المربع التالي ، وستتمكن من إدخال ساعات العمل لكل نوع دفع (إذا تغير أي منها منذ آخر دفعة دفع) ، بما في ذلك PTO. لم أوافق بعد على العديد من طلبات الإجازة لفترة الدفع ، لذلك قام OnPay بعرضها وسمح لي بإرسالها قبل وصولي إلى شاشة إدخال الساعات.

شاشة دخول الساعات مرنة للغاية. يمكنك النقر فوق أسماء العمال لفتح سجلاتهم للرجوع إليها أو تحريرها ؛ إضافة أو إعادة ترتيب أو إزالة عناصر الدفع ؛ وإضافة أو تجاوز الأرقام الموجودة. يمكنك أيضًا إعداد أنواع دفع مخصصة جديدة. يفتح الرابط غير المميز الموجود أسفل إجمالي رواتب كل عامل نافذة صغيرة داخل نفس الشاشة حيث يمكنك إجراء جميع عمليات تحرير كشوف المرتبات الخاصة بك. سيكون من المفيد أن يكون هذا الرابط وصفيًا ؛ قد لا يعرف المستخدمون الجدد القدرة على تعديل كشوف المرتبات هنا.

بعد إجراء بعض العمليات الحسابية السريعة والتلقائية ، ينتقل OnPay إلى صفحة مراجعة كشوف المرتبات ، والتي تعرض إجمالي الأجور لكل موظف ، والضرائب المستقطعة ، وضرائب صاحب العمل ، والخصومات. يعرض أيضًا تحذيرات بشأن أي شيء انحرف أثناء الجري حتى تتمكن من إصلاحه. تخبرك الصفحة الأخيرة هنا بالمبلغ الذي سيتم خصمه من الحساب الجاري لشركتك ومتى. انقر فوق الموافقة على كشوف المرتبات ، وستكون قد انتهيت ، بصرف النظر عن تنزيل وطباعة أي شيكات إذا لزم الأمر. يتولى OnPay حساب وتقديم جميع ضرائب الرواتب المطلوبة - وهو أمر يفعله المنافسون أيضًا.

الوصول إلى الهاتف المحمول والموظف ، الدعم

لا يقدم OnPay تطبيقًا منفصلاً للجوال ، ولكنه يسمح بالوصول من خلال متصفح الجوال باستخدام تصميم موقع ويب سريع الاستجابة. التنقل سهل: يتوفر شريط الأدوات دائمًا بالنقر فوق ارتباط أعلى الشاشة. تعمل كل من إصدارات الهواتف الذكية التي تعمل بنظام Android و iOS على تكرار تجربة سطح المكتب بشكل فعال (مع بعض الاستثناءات) ، على الرغم من أنه من المفهوم أن بعض أجزاء الشاشة التي يتم عرضها أفقيًا على شاشة سطح المكتب رأسيًا على الأجهزة المحمولة. لكنني أتوقع أن أقوم بالكثير من التمرير على هاتف ذكي لتطبيق معقد وثقيل البيانات مثل كشوف المرتبات.

تم تحسين إصدارات الأجهزة المحمولة هذه كثيرًا منذ مراجعتي الأخيرة. واجهت الكثير من المشاكل في عرض البيانات وتشغيل كشوف المرتبات العام الماضي ، ولكن تم حل معظمها. بعض النص صغير بما يكفي بحيث يصعب قراءته - خاصة في القوائم والتقارير الطويلة - ولكن النقر المزدوج على البيانات يجعله قابلاً للقراءة تمامًا. ومع ذلك ، في بعض الشاشات بإصدار Android ، كان النص خفيفًا جدًا بحيث لا يمكن قراءته. ولم تنتقل جميع وظائف سطح المكتب إلى إصدار الهاتف المحمول حتى الآن ؛ لا يزال مفقودًا ، على سبيل المثال ، العديد من التقارير ومعلومات ضريبة الرواتب.

مثل المنافسة ، تدعم OnPay بوابات الموظفين. يمكن للعمال تسجيل الدخول إلى موقع منفصل للاطلاع على بيانات كشوف المرتبات الحالية والتاريخية ؛ الوصول إلى وثائق الموظف ؛ تعديل المعلومات الشخصية والتواصل مع مسؤول الرواتب حول طلبات الإجازات. هذه حسابات مدى الحياة - يمكن للموظفين الوصول إليها حتى بعد مغادرتهم الشركة. تقدم جميع الخدمات التي قمت بمراجعتها بوابات للموظفين ؛ إن برامج باتريوت جيدة بشكل خاص.

يقدم OnPay مساعدة مجانية عبر الهاتف والدردشة والبريد الإلكتروني من الاثنين إلى الجمعة ، وقد أضاف دعم البريد الإلكتروني العاجل في عطلة نهاية الأسبوع. تستمر موارد المساعدة عبر الإنترنت في التحسن. إلى جانب تقديم المزيد من الإرشادات ، فإنها تتضمن معلومات ضريبية لجميع الولايات الخمسين.

موسع ومحسن وممتاز

بذلت OnPay الكثير من الجهد لتوسيع أدوات الموارد البشرية وبياناتها وتتبعها منذ مراجعتي الأخيرة ، لكنها لم تتجاهل عنصر كشوف المرتبات ولا الوصول إلى الهاتف المحمول. إنه يفعل كل شيء يجب أن يفعله موقع كشوف المرتبات ، وهو يفعل ذلك ، في الغالب ، ببساطة وبشكل جيد. التسعير شفاف ، بدون رسوم إضافية باستثناء إضافة موظفين. إنه ميسور التكلفة للشركات الصغيرة. على الرغم من ذلك ، فإن قدرة العاملين واتصالات ومعالجة الحسابات الخلفية أفضل من معظمها. إن قدرتها على إدارة كشوف رواتب غير محدودة - ودعم ما يصل إلى 100 موظف بسهولة وأكثر - يجب أن تجعلها جذابة لمجموعة أكثر تقدمًا من الشركات الصغيرة من منافسيها.