تعرف على Square Payroll لكشوف المرتبات

الايجابيات

• سعر منخفض

• خيار المقاول فقط

• كشوف رواتب غير محدودة

• كشوف المرتبات الآلية

• تكامل جيد مع تطبيقات Square

• مقدمو مزايا الطرف الثالث

سلبيات

• أنواع الأرباح المحدودة

• بعض التنقل محرجًا

• يفتقر إلى التقارير في الموقع

• أداة إعداد بدائية

• المساعدة عبر الإنترنت ليست قوية

اشتهرت Square بأدواتها الخاصة بمعالجة الدفع ، وتقدم خدمة كشوف المرتبات عبر الإنترنت منذ عام 2015. لقد أضافت بعض الميزات والوظائف منذ آخر مرة قمنا بمراجعتها ، بما في ذلك مساعد EIN ، والقدرة على تسجيل كل من الرواتب المرضية و PTO ، والوصول إلى الموظف لإدخال البيانات في ملفاتهم الشخصية. يعد Square Payroll سهل الاستخدام بدرجة كافية ، ويتم دعم كل عنصر رئيسي من عناصر إدارة كشوف المرتبات ، من الإعداد إلى عمليات الدفع إلى الضرائب إلى التقارير. ومع ذلك ، تفتقر هذه الخدمة الشابة إلى عمق المنافسة وإمكانية تخصيصها. تقاريرها ضعيفة ، ولا تأتي إلا مع عدد قليل من أنواع الأرباح. لا يزال أمام Square Payroll طريق طويل للتنافس مع اختيارات المحررين لدينا ، Gusto و OnPay ، والتي تتفوق في كل عنصر من عناصر كشوف المرتبات والموارد البشرية وتوفر سهولة استخدام فائقة.

خطط وتسعير كشوف المرتبات المربعة

السعر الأساسي لدفع رواتب موظفي W-2 والمتعاقدين مع Square هو 29 دولارًا شهريًا ، مع رسوم قدرها 5 دولارات لكل عامل شهريًا. هذا يعني أنه أحد الخيارات الأكثر اقتصادا. فقط خطة Patriot Software الأساسية (10 دولارات شهريًا بالإضافة إلى 4 دولارات لكل موظف شهريًا) هي أقل تكلفة ، وهذا يتطلب منك تقديم ضرائب الرواتب الخاصة بك. على الطرف الآخر من الطيف ، إذا اخترت QuickBooks Payroll Elite ، فستدفع 125 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى 10 دولارات لكل موظف شهريًا.

تقدم Square Payroll خيارًا للمقاول فقط يكلف 5 دولارات لكل مقاول شهريًا. لا يتم تحصيل أي رسوم اشتراك للأشهر التي لا تدفع فيها لأي شخص ، وهو ما أصبح ممارسة قياسية إلى حد ما. يمكن أن تكون خدمة جيدة للشركات الناشئة التي ليس لديها - أو تخطط للحصول على - عدد كبير جدًا من الموظفين. إنه أيضًا خيار جيد لأولئك الذين يستخدمون تطبيقات Square المتكاملة الأخرى مثل المواعيد أو المدفوعات أو نقاط البيع أو منتج الفواتير الجديد.

طريقة جديدة للبدء مع جدول الرواتب المربع

العديد من تطبيقات الأعمال الصغيرة الأخرى ، حتى المالية منها ، لا تتطلب منك تعيين خيارات لكل إعداد على الإطلاق قبل البدء في إنجاز بعض الأعمال. على سبيل المثال ، يمكنك البدء في إرسال الفواتير باستخدام برنامج محاسبة قبل إدخال قاعدة بيانات العملاء بالكامل. يمكنك إضافة عملائك بسرعة.

مواقع الرواتب ليست كذلك. على الرغم من أنه يمكنك بالتأكيد إضافة موظفين أثناء تعيينهم والمزايا عندما تأخذهم على متن الطائرة ، لا يمكنك القيام بأول تشغيل لك حتى تكمل سجلات الموظفين الشاملة وتضيف جميع المعلومات المطلوبة حول المزايا التي تقدمها لموظفيك. QuickBooks Payroll هو الاستثناء هنا.

اعتاد Square Payroll أن يكون لديه معالج شامل يرشدك عبر جميع الخطوات المطلوبة في الإعداد لأول تشغيل لكشوف المرتبات. لقد اختفت هذه الميزة المفيدة ، واستبدلت بعملية موجزة من أربع خطوات تطلب تفاصيل الاتصال وحجم موظفيك. بمجرد الانتهاء من ذلك ، تفتح واجهة المستخدم الرئيسية للموقع ، وتعرض ثلاث من الخطوات المطلوبة للإعداد: سجلات الموظفين ، والحساب المصرفي المرتبط ، والمعلومات الضريبية.

مهمة شاقة

أولاً: إنشاء سجلات الموظفين ، والتي تتضمن في Square Payroll معلومات حول المزايا داخل كل سجل عامل. هذه وظيفة كثيفة العمالة والوقت. يمكنك توفير الكثير من الوقت ، على الرغم من ذلك ، من خلال دعوة الموظفين لإدخال قدر كبير من المعلومات الخاصة بهم ، مثل تفاصيل الاتصال وتاريخ الميلاد ورقم الضمان الاجتماعي وحالة التسجيل وعدد البدلات المعينة في نموذج W-4 . يسمح المنافسون أيضًا بعملية إدخال البيانات الهجينة.

لا يزال يتعين عليك ، بصفتك المالك ، تقديم الكثير من المعلومات في سجلات الموظفين ، بما في ذلك ما إذا كان الموظف يعمل بالساعة أو براتب ، وما هو معدل راتبه ، وما إذا كان قد تم طلب شيك راتبي أو إيداع مباشر ، وما إلى ذلك. إذا كنت تستخدم Square Point of Sale وتخطط لاستيراد Timecards من هناك ، فيجب عليك تعيين رمز مرور للموظف. عندما تقوم بعض المواقع الأخرى بإدخال معلومات حول المزايا وسياسات استحقاق الإجازة المرضية / PTO على شاشات منفصلة ، فأنت تقوم بهذا العمل ضمن سجلات الموظفين في Square Payroll.

إذا كنت شركة صغيرة أو بدأت للتو في تقديم مزايا ، فلديك خياران: يمكنك الاستفادة من الشراكات التي تمتلكها Square Payroll مع مديري مزايا الجهات الخارجية لأشياء مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد. أو يمكنك إحضار هذه الخصومات الخاصة بك وإدخال هذه الخصومات على الموقع بحيث يتم دمجها في عملية كشوف المرتبات.

لإضافة ميزة مثل التأمين الصحي ، يمكنك فتح سجل موظف والنقر فوق إضافة ميزة ثم إنشاء جديد. أدخل الاسم الذي ترغب في ظهوره في قوائم الدفع ، مثل Health Insurance أو 401 (k) ، ثم حدد نوع الميزة من القائمة المنسدلة. يمكنك اختيار الحصول على نسبة مئوية من أجر العامل أو خصم مبلغ ثابت. إذا كان هناك حد سنوي ، فأنت تدخله. يتم التعامل مع مساهمات الشركة بالمثل. تظهر الميزة الجديدة بعد ذلك كخيار في سجلات كل موظف. تقدم Square Payroll أنواع الخصم الأكثر شيوعًا ، ولكنها ليست مرنة مثل OnPay ، على سبيل المثال.

هل سيتمكن موظفوك من كسب إجازة مدفوعة الأجر (PTO) أو إجازة مرضية؟ يدعم Square Payroll الآن كليهما. يساعدك على إنشاء سياسات لتتبعها وإجراء الحسابات الجارية في الخلفية. يجب عليك تحديد عدد الساعات التي يحتاجها الموظفون للعمل قبل أن يكونوا مؤهلين. يدعم الموقع أيضًا الزينة والتخفيضات الأخرى بعد الضريبة.

المزيد من الخطوات

قبل أن تتمكن من تشغيل كشوف المرتبات ، ستحتاج إلى إدخال معلومات ضريبة كشوف المرتبات لولايتك (يتم دعم كل 50 حالة ، ويوفر الموقع جداول الضرائب الحالية) يتضمن ذلك أرقام حسابات المقتطعة من الولاية وأرقام حسابات واجهة المستخدم ومعدلات ضريبة واجهة المستخدم الحكومية. إذا لم يكن لديك رقم تعريف صاحب العمل (EIN) ، فإن أداة جديدة في Square Payroll ترشدك خلال عملية الحصول على واحد.

سيتعين عليك القيام ببعض مهام التدبير المنزلي ، مثل ربط Square Payroll بحسابك المصرفي حتى تتمكن من سحب الأموال للضرائب والودائع المباشرة. يمكن أن تستغرق هذه العملية بضعة أيام ، لأنه يتعين على Square إجراء إيداعين صغيرين جدًا في حسابك للتحقق من الاتصال. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام Plaid - وهي خدمة تقوم على الفور بمصادقة الحسابات وتتكامل مع Square. يتيح لك ذلك تشغيل كشوف المرتبات في نفس يوم التسجيل. تعد كشوف المرتبات في نفس اليوم ميزة ممتازة أضافها بعض المنافسين أيضًا.

إذا كنت قد دفعت بالفعل للموظفين أو المتعاقدين ، فستحتاج إلى إدخال سجل كشوف المرتبات - وهي مهمة مرهقة للغاية. يبسط Square Payroll ذلك من خلال توفير إرشادات خطوة بخطوة لتنزيل السجلات من مزودين مثل Intuit و Paychex. مثل منافسيها ، لدى Square متخصصون في الإعداد تحت تصرفك يمكنهم المساعدة في هذه الأعمال وغيرها من أعمال الإعداد.

تجربة مستخدم جدول الرواتب

تجربة مستخدم Square Payroll ليست أنيقة واحترافية وحديثة مثل المنافسة. يعرض الموقع جميع حقول بيانات الموظف على شاشة واحدة طويلة تتطلب الكثير من التمرير. يقوم المنافسون مثل SurePayroll بفصل المعلومات ذات الصلة وعرضها على شاشات فردية يمكن الوصول إليها بالنقر فوق علامات التبويب. يؤدي ذلك إلى تسهيل الإنشاء الأولي للسجلات بالإضافة إلى عمليات الاسترداد والتعديل اللاحقة.

هذه ليست الغرابة الوحيدة في الموقع. عند تسجيل الدخول ، ترى لوحة تحكم تتضمن روابط لمنتجات وخدمات Square الأخرى. يجب عليك النقر فوق رمز كشوف المرتبات للوصول إلى لوحة معلومات Square Payroll ، والتي لا تكاد تكون شاملة مثل OnPay ، على سبيل المثال. يعرض رسمًا بيانيًا خطيًا لمدة ثلاثة أشهر يوضح إجمالي تكاليف العمالة وروابط وإجماليات جداول الرواتب الأخيرة. يوجد تنبيه حول كشوف المرتبات القادمة في أعلى اليمين ، إلى جانب رابطين: دفع الموظفين والمقاولين ، والتي تنقر عليها في وقت كشوف المرتبات.

بشكل عام ، الموقع متناثر للغاية ، مع القليل من روابط التنقل ؛ في الواقع ، لا يوجد الكثير من التنقل على الإطلاق ، باستثناء أزرار المتابعة أثناء تشغيل كشوف المرتبات. تحتوي القائمة الرئيسية على روابط لأقسام الموقع: نظرة عامة (لوحة المعلومات) ، والتاريخ والتقارير ، وفريق الرواتب (قائمة الموظفين والسجلات) ، والمزايا (مثل الأطراف الثالثة التي يمكنها المساعدة في إعداد خطط التأمين الصحي) ، والنماذج الضريبية (ضريبة الرواتب المقدمة النماذج) والإعدادات. الأخير لا يتضمن الكثير ، بسبب بساطة الموقع.

الغريب ، لا يوجد ارتباط في شريط الأدوات لتشغيل كشوف المرتبات ؛ عليك النقر فوق الارتباط الموجود في نظرة عامة. ستستخدم القائمة الرئيسية بشكل حصري تقريبًا للتنقل ، على الرغم من أنك عندما تكون في شاشة عمل داخلية ، فسيتعين عليك أحيانًا النقر فوق X في الزاوية العلوية اليسرى لإغلاقها والعودة إلى القائمة الرئيسية.

تشغيل كشوف المرتبات والحصول على المساعدة

بمجرد الانتهاء من عملية الإعداد والتحقق من حسابك المصرفي ، فأنت على استعداد لدفع رواتب الموظفين. على الشاشة الرئيسية ، انقر فوق دفع الموظفين ، والذي يقوم بتشغيل المعالج. أمامك ثلاثة خيارات: تشغيل كشوف رواتب منتظمة ، أو إجراء دفع خارج الدورة ، أو إنشاء مدفوعات إجازة طارئة لـ COVID-19 (يأخذك الأخير إلى معالج خاص مصمم لهذا الغرض).

تعرض الشاشة التالية جميع الموظفين في جدول ، إلى جانب معدلات أجورهم. هنا تقوم بإدخال عدد ساعات العمل في الأعمدة الصحيحة: منتظم ، العمل الإضافي (1.5x منتظم) ، مزدوج (2x منتظم) ، إضافي ، نصائح Paycheck ، نصائح نقدية ، وساعات PTO (يمكنك إيقاف تشغيل معظم هذه الساعات إذا كانت " إعادة لا حاجة). الخيار الإضافي هو للعمولات والمكافآت وما إلى ذلك ، ولكن التسمية تقول فقط إضافية ، ولا يمكنك تحريرها لتكون أكثر تحديدًا ، على الرغم من أنه يمكنك إضافة مذكرة عن طريق النقر فوق النقاط الثلاث في نهاية كل صف. يوجد أيضًا رابط لاستيراد بطاقات الوقت من Square Point of Sale.

يحسب الموقع الأجر الإجمالي لكل عامل ويودعها في العمود الأخير. يؤدي النقر فوق "متابعة" إلى الانتقال إلى صفحة "التعديلات" ، حيث سترى مرة أخرى جدول أعضاء فريق العمل. تعرض الأعمدة هنا المبالغ المقتطعة للضرائب وخصومات المزايا ومساهمات الشركة والخصومات بعد الضريبة (الجديدة) والمبالغ المستردة وصافي الأجر. قمت بالنقر فوق اسم موظفة للتحقق من شيء ما في سجلها. تم فتح السجل ، ولكن عندما أغلقته ، تم نقلي إلى قائمة الموظفين ، وليس إلى شاشة كشوف المرتبات حيث كنت أعمل. لقد عدت ولم أفقد أي بيانات أدخلتها ، لكن المواقع الأخرى توفر لك طريقة للتحقق من سجل الموظف دون أن تفقد مكانك.

الشاشة التالية ، تأكيد السحب ، كافية ، مع الأخذ في الاعتبار مجموعة ميزات الموقع. إنه يلخص الجولة التي توشك على الموافقة عليها ويخبرك بالضبط مقدار الأموال التي سيتم سحبها من حسابك المصرفي. تظهر الإجماليات لجميع أنواع الأجور ، وضرائب صاحب العمل (Square Payroll جميع مدفوعات الضرائب والإيداعات) ، ومساهمات الشركة في أعلى الجانب الأيسر من الصفحة. ملخص السحب إلى اليمين يقطع كشوف المرتبات إلى الخصومات والمدفوعات المجدولة التي ستحتاج إلى التعامل معها. يمكنك أيضًا مشاهدة معاينة لقوائم الدفع الفردية عن طريق النقر فوق ارتباط.

انقر فوق تأكيد السحب ، واكتمل تشغيلك (على الرغم من أنه يمكنك إلغاؤه حتى الساعة 7 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ في اليوم السابق ليوم الدفع). تتيح لك الروابط الموجودة في الصفحة التالية طباعة الشيكات وتنزيل قوائم الدفع وتصدير التشغيل إلى تنسيق CSV. إذا كنت تواجه مشكلة في تشغيل كشوف المرتبات الخاصة بك (أو إكمال أي مهام أخرى) ، فيمكنك الاتصال بدعم Square عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو Twitter ؛ بدلاً من ذلك ، يمكنك تصفح التعليمات عبر الإنترنت ومجتمع المستخدمين. مساعدة الموقع عبر الإنترنت ليست شاملة تقريبًا مثل مساعدة بعض المنافسين ، بما في ذلك SurePayroll ، وستكون المساعدة الأكثر حساسية للسياق موضع ترحيب كبير.

للدفع للمقاولين ، انقر فوق الارتباط الخاص بذلك الموجود في صفحة نظرة عامة واتبع خطوات المعالج ؛ إنها بالطبع عملية أبسط وأقصر.

التقارير والجوال والمزيد

إذا كنت تبحث عن خدمة تقدم الكثير من التقارير المنسقة مسبقًا ، فستجد مواقع مثل Gusto أكثر ملاءمة من Square Payroll ، التي تقدم خيار تقرير مخصص فقط. لا يمكنك عرض التقارير على الموقع ، ولكن يمكنك تنزيلها. يمكنك تصدير تفاصيل Paycheck أو إجماليات الموظفين أو إجماليات الشركة بتنسيق .xlsx و Paystubs بتنسيق pdf. الجديد هذا العام هو تقرير برنامج حماية شيك الراتب (PPP) المهم ، والذي يتم تنزيله بتنسيق xlsx. تم تحميل التقارير التي نظرت إليها بسرعة كبيرة وعرضها جيدًا في Excel.

تمكنت Square Payroll من إنشاء تقارير PPP للشركات المتضررة من COVID-19 بسهولة لأن الموقع يحتوي بالفعل على بيانات كشوف المرتبات التاريخية اللازمة ويمكنه ملء طلبات القروض مسبقًا. بفضل شراكتها مع أحد البنوك الصناعية ، أصبحت سكوير كابيتال جهة إقراض معتمدة من SBA من أجل الشراكة بين القطاعين العام والخاص وتمكنت من الحصول على رأس المال للشركات التي غالبًا ما تتجاهلها البنوك التقليدية أو تنقصها الخدمات.

خدمة أخرى ذات صلة هي تطبيق Cash ، وهو متاح لأجهزة iOS و Android المحمولة. إنها خدمة دفع من نظير إلى نظير مماثلة لخدمة Venmo وغيرها. يتلقى المستخدمون أرقام التوجيه والحساب (وبطاقة خصم مرتبطة مجانية) ، لذلك يمكن لأصحاب العمل في Square Payroll إرسال رواتبهم مباشرة إلى حسابات Cash App. هذا يحصل على أموال الراتب هناك قبل يوم واحد.

تقدم Square Payroll تطبيقات للأجهزة المحمولة لكل من iOS و Android. كلاهما يعمل بشكل مشابه للواجهة المستندة إلى المتصفح من حيث الإعداد والعمليات ، مع وجود استثناءات. تفتقر نظرة عامة (لوحة المعلومات) إلى الرسم البياني لتكاليف العمالة والروابط إلى كشوف الرواتب السابقة. أيضًا ، الإدخالات التي تظهر في قائمة التنقل على الجانب الأيسر لإصدار سطح المكتب مقسمة بين قائمة منسدلة يمكن الوصول إليها من رمز في أعلى اليسار وأربعة رموز تنقل تعمل على طول الجزء السفلي: نظرة عامة وفريق وبطاقات زمنية وتقارير (سجل الرواتب فقط ، وليس التقارير المخصصة على الموقع). تمكنت من الوصول إلى سجلات الموظفين والمقاولين في التطبيق وتشغيل كشوف المرتبات بسهولة.

أفضل للمبتدئين

قد يكون Square Payroll خيارًا جيدًا للشركات التي تستخدم بالفعل Square Point of Sale ، حيث يمكنك استيراد بطاقات دوام الموظفين منها إلى موقع كشوف المرتبات. كما أنها تميز نفسها عن المنافسة من خلال تقديم خيار المقاول فقط. يوفر هذا مسارًا صعوديًا سهلاً للأعمال التجارية الناشئة التي تستخدم مقاولين مستقلين فقط منذ البداية. كل ساعة تقدم شيئًا مشابهًا ، كما يفعل غوستو.

في الواقع ، نوصي حقًا بـ Square Payroll فقط لشركة صغيرة جدًا مع عدد قليل من الموظفين أو شركة توظف مقاولين فقط. الخدمة سهلة الاستخدام إلى حد ما ، ولكن الشركة التي تعاني من أي تعقيد ستجد أن الميزات المطلوبة مفقودة ، مثل أنواع الأرباح القابلة للتخصيص والمزيد من التقارير. في هذه المرحلة ، لا يمكنها منافسة Gusto أو OnPay ، اختيارات المحررين لدينا. يجمع Gusto بين تجربة مستخدم استثنائية والميزات التي من المرجح أن تستخدمها العديد من الشركات الصغيرة. يدعم OnPay العديد من الصناعات الرأسية جيدًا ، كما أن كفاءته الشاملة وتعدد استخداماته تجعله خيارًا جيدًا للشركات الصغيرة الأكثر عمومية أيضًا. تُظهر Square Payroll بالتأكيد أنها واعدة ، لكن لديها طرقًا للمضي قدمًا من حيث إعداد التقارير والتخصيص وعمق عرضها.