تعرف على Workful لمعالجة كشوف الرواتب

الايجابيات

• سعر منخفض

• تجربة مستخدم نظيفة وبسيطة

• ساعة وقت مدمجة تدعم المواقع الجغرافية

• سجلات الموظفين الجيدة والبوابات

• أذونات المستخدم الدقيقة

• وصول ممتاز للهاتف المحمول

سلبيات

• الإعداد المختصر

• لا تقدم ضرائب الرواتب في جميع الولايات

• لا يمكن تحديد أنواع الأرباح

• يفتقر إلى التخصيص القوي

تم تقديم Workful في عام 2017 ، وهو أحد أحدث مواقع كشوف المرتبات . تم تطويره من قبل نفس الشركة التي تنتج TaxSlayer ، وهو موقع إلكتروني لإعداد الضرائب الشخصية. لقد راجعنا برنامج Workful لأول مرة في العام الماضي ، وقد حقق بعض التقدم الجيد منذ ذلك الحين ، بما في ذلك إصلاح شامل لواجهة المستخدم وأدوات التنقل. بدأ Workful بالفعل إعادة التصميم على الهاتف المحمول ، لذا فإن هذا الإصدار مطابق لما تراه على الشاشة الكبيرة. قام الموقع بتبسيط ما كان في السابق هيكل تسعير فردي وعدل أدواته الداخلية. يقدم الآن الإيداع التلقائي لضريبة الرواتب ، ولكن فقط في ست ولايات حتى كتابة هذه السطور. على الرغم من قوتها في أدوات التثقيب على مدار الساعة ، يمكن لـ Workful تشغيل كشوف المرتبات التقليدية ولكن ليس بنفس العمق والقابلية للتخصيص مثل اختيارات المحررين لدينا ، OnPay و Gusto.

العمل بأسعار معقولة

لقد غيرت شركة Workful أسعارها منذ العام الماضي. تتقاضى الآن رسومًا أساسية ثابتة قدرها 25 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى 5 دولارات لكل عامل شهريًا. هذا يجعله أحد المواقع الأقل تكلفة التي استعرضناها ، على الرغم من أن الإصدار الأساسي من برنامج باتريوت هو الأرخص على الإطلاق ، حيث يبلغ 10 دولارات شهريًا بالإضافة إلى 4 دولارات لكل موظف شهريًا (لا يقدم الموقع ضرائب على الرواتب على هذا المستوى ، ومع ذلك ). غوستو كونسيرج هو الأغلى ؛ إنها 149 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى 12 دولارًا لكل موظف شهريًا.

إعداد عملي

قام Workful بتجديد عملية الإعداد منذ آخر مرة قمت فيها بمراجعة الموقع. بمجرد إنشاء اسم مستخدم وكلمة مرور ، يُطلب منك اسم شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. ستكون الخطوة التالية هي إضافة موظفين ، لكن هذا اختياري في هذه المرحلة. يمكنك فقط الانتقال إلى تحديد جدول الدفع الخاص بك. ماذا سيكون تواتر كشوف المرتبات الخاصة بك؟ أسبوعي؟ كل أسبوعين؟ ما هو التاريخ الذي سيحدد نهاية فترة الدفع الأولى وما هو تاريخ الراتب الأول؟ عند اكتمال ذلك ، ينقلك الموقع إلى لوحة التحكم الرئيسية ، بدون مزيد من الإرشادات الخاصة بالتأهيل.

تعمل الشركة على استكمال هذا القسم. كانت هناك قائمة بأربع خطوات إعداد في نافذة منبثقة ستعمل عليها ، ولكن هذا انتهى. لذلك ، أنت وحدك لاستكشاف الموقع. ومع ذلك ، يمكنك الحصول على المساعدة عن طريق الدردشة والبريد الإلكتروني والهاتف أو من خلال استشارة مركز المساعدة الخاص بالموقع.

تعد قائمة الإعدادات دائمًا مكانًا جيدًا للبدء ، إذا لم تكن متأكدًا مما هو مطلوب لإعداد موقع ويب مالي للاستخدام. يحتوي Workful's على عدة إدخالات. ستنشئ رابطًا لحساب الرواتب الخاص بك هنا. يجب عليك تقديم اسم البنك ونوع الحساب ورقم التوجيه ورقم الحساب. تحتاج أيضًا إلى تقديم معلومات المسؤول الرئيسي (الاسم وتاريخ الميلاد ورقم الضمان الاجتماعي) وصور نموذج تفويض ACH ورخصة القيادة للمسؤول ، بالإضافة إلى رقم الضمان الاجتماعي لذلك الفرد.

يجب عليك تحديد الكيان الضريبي الخاص بك وتقديم رقم تعريف صاحب العمل (EIN) هنا أيضًا. يمكنك تحديد المبالغ المستردة لنفقات الموظفين والمسافات المقطوعة وإعداد اتصالك بـ QuickBooks Online (لا يتم دعم عمليات تكامل أخرى). يمكنك أيضًا تعيين أذونات المستخدم التي تمنح المالكين والمسؤولين والمديرين القدرة على الوصول إلى عناصر معينة من الموقع وتغييرها وعرضها والموافقة عليها. هذه الأدوار أكثر دقة من تلك الخاصة بالمواقع الأخرى التي راجعتها - حتى من تلك الموجودة في Gusto. يتيح لك Workful تقييد الأذونات وصولاً إلى مستوى الشاشة في بعض الحالات.

هناك خطوتان أكثر أهمية للإعداد: تتضمن الأولى وضع سياسات الإجازة. تُطرح عليك سلسلة من الأسئلة التي تساعدك على إكمال هذه المهمة بطريقة أبسط مما توفره بعض المواقع. الودية جيدة عندما يتعلق الأمر بإعداد كشوف المرتبات.

بمجرد وضع سياساتك ، ستتمكن من عرض حالة كل موظف على شاشة المعلومات الأفضل والأكثر شمولاً التي رأيتها لهذا الغرض. يمكنك إنشاء نوع خاص بك أو التبديل بين الأنواع الثلاثة المحددة مسبقًا: الإجازة ، والمرض ، و PTO. تعرض هذه الصفحة أيضًا - بالأرقام والرسم البياني - عدد الساعات الإجمالية المتراكمة والرصيد الحالي (يمكن تعديل ذلك يدويًا). يخبرك أيضًا بعدد الساعات التي تمت الموافقة عليها واستخدامها وعدد الساعات المعلقة. يسرد الجدول أدناه تاريخ إجازة الموظف.

أخيرًا ، يمكنك إنشاء بعض المعلمات لساعة الوقت الخاصة بك. كل ساعة تقدم أداة مماثلة. عليك إخبار Workful بكيفية العثور على موظفين حتى يتمكنوا من تسجيل الدخول والخروج. هناك خياران: يمكنك السماح لهم بالقيام بذلك فقط عندما يكونون متصلين بشبكة Wi-Fi لشركتك أو إذا كانوا ضمن عدد معين من الأقدام من أحد مواقع مكتبك.

قد يبدو هذا معقدًا ، لكنه ليس كذلك. ما عليك سوى إدخال اسم شبكة Wi-Fi الخاصة بك أو تقديم العنوان الفعلي لعملك جنبًا إلى جنب مع الحد الأقصى للقرب المسموح به (كم من الأقدام بعيدًا عن المكتب الفعلي الذي يمكن أن يكونوا فيه وما زالوا يسجلون الدخول أو الخروج؟

سجلات الموظف الجيد

تستخدم مواقع كشوف المرتبات لتقوم بإعداد الخصومات والضرائب في مناطق منفصلة عن سجلات الموظفين. ومع ذلك ، فقد أصبح من الشائع العثور على مهام الإعداد هذه في سجلات الموظفين أنفسهم. تبدأ في إنشاء سجلات الموظفين ، على الرغم من ذلك ، من خلال توفير أسمائهم وألقابهم وأنواع الدفع ، مثل بالساعة أو الراتب ؛ لا يقدم Workful العديد من الخيارات هنا كما يفعل المنافسون ، ولا يمكنك إنشاء خياراتك الخاصة كما يمكنك في OnPay . ثم يطلب المعالج خطوة بخطوة المعلومات الشخصية ومعلومات الاتصال ، ثم بيانات W-4 والخصومات. حدد نوع الخصم وأدخل مبلغًا ثابتًا أو نسبة مئوية ليتم خصمها من شيكات الرواتب. قم بإعداد الإيداع المباشر أو اختيار الشيكات المطبوعة ، وقد انتهيت من إنشاء السجل.

غيّر برنامج Workful الطريقة التي يعرض بها معلومات الموظف بعد إدخالها. الشاشة الرئيسية عبارة عن ملف تعريف عام يحتوي على معلومات شخصية ومعلومات الدفع ، بالإضافة إلى الضرائب والاستقطاعات. يجب عليك النقر فوق السهم لأسفل بجوار ملف التعريف لرؤية الروابط التي كانت أكثر وضوحًا العام الماضي: ساعة الوقت والمستندات والمصروفات ووقت الإجازة. يتم التعامل مع سجلات المقاول بشكل منفصل. ما عليك سوى إدخال الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني ؛ يرسل Workful إلى المقاولين بريدًا إلكترونيًا يأخذهم إلى شاشة حيث يمكنهم إكمال تأهيلهم ، وهو ما يمكنك فعله أيضًا مع الموظفين.

شريط أدوات التنقل الشامل في Workful

يفتح Workful على لوحة القيادة الخاصة به. تمت إعادة ترتيب المحتوى في هذا منذ آخر مرة قمت بمراجعته ، بالإضافة إلى ترتيب الإدخالات في جزء التنقل. لوحة المعلومات العملية ليست قوية مثل تلك الخاصة ببعض المنافسين ، مثل SurePayroll. يمكنك دائمًا الرجوع إلى لوحة المعلومات بالنقر فوق الرمز الخاص بها ، وهو الأول في سلسلة من الروابط التي تمتد أسفل الجزء الرأسي الأيسر. تظهر الروابط إلى كشوف المرتبات الحالية وسجل الرواتب في الأعلى. تظهر قائمة الموظفين أسفل أولئك الموجودين في جزء مختلف ، إلى جانب حالة الساعة الزمنية الحالية (تم تسجيل الدخول / الخروج). تظهر إخطارات المهام التي تحتاج إلى اهتمام (طلبات الإجازات ، على سبيل المثال) بجانب ذلك. توجد معلومات حول كشوف المرتبات المكتملة مؤخرًا وتوقعات المرحلة التالية أدناه ، مع روابط لعمليات تشغيل كشوف المرتبات المنتظمة وغير الدورية.

يفتح ارتباط أعضاء الفريق قائمة موظفين كاملة بحالة الساعة الزمنية الحالية لكل عامل. انقر فوق اسم ، ويفتح سجل الموظف المقابل. يمكنك إدخال سجلات جديدة من هنا والارتباط بمخطط تنظيمي ينشئه Workful تلقائيًا من خلال النظر في المدير الذي تم تعيينه لكل عامل - وهي ميزة غير عادية ومرحب بها ، على الرغم من أن كلور يقدمها أيضًا. يتم تخزين سجلات المقاول هنا أيضًا. كل سجل مقسم إلى منطقتين. الأول هو ملف تعريف جهة اتصال أساسي ويحتوي الثاني على معلومات مالية مثل الإعدادات المصرفية (للإيداع المباشر) ومعدل الدفع وسجل الدفع.

يحتوي خيار كشوف المرتبات على روابط لتشغيل كشوف رواتب منتظمة ، وخارج الدورة ، وكشوف رواتب المقاول. انقر فوق Time Clock للحصول على المعلومات الحالية والسابقة حول ساعات عمل الموظف.

تفتح علامة التبويب المسماة المستندات غرفة مقاصة لمستندات الموظفين التي قمت بتحميلها ، العامة والخاصة. كما يضم ملفات مثل كتيبات الموظفين وتقييمات الموظفين. إذا قام العامل بإرسال النفقات ، فإنها تظهر ضمن علامة التبويب "المصروفات" ، جنبًا إلى جنب مع حالة الموافقة الخاصة بهم. يفتح Time Off عرض قائمة لجميع الموظفين وعدد الساعات التي تراكمت عليهم وقضوها ، بالإضافة إلى الأرصدة الحالية وحالات الغياب المعلقة أو المعتمدة. يمكنك إضافة وتعديل السياسات هنا. تفتح علامة التبويب "النفقات والأميال" شاشات الحالة لمخاوف الموظفين هذه.

تقارير ووركفول ضئيلة إلى حد ما. من المحتمل أن تنضج هذه ، لكن في الوقت الحالي ، لا تلبي المعايير التي حددتها مواقع مثل QuickBooks Payroll . لا يوجد سوى ثمانية منها ، وهي في الغالب مجرد عروض قائمة للبيانات ، قابلة للتخصيص حسب النطاق الزمني فقط. إحداها قائمة بسيطة للموظفين مع تواريخ توظيفهم وأعياد ميلادهم وأرقام هواتفهم ؛ يعرض آخر نفقات الموظف. يقدم البعض الآخر مزيدًا من العمق ، مثل تفاصيل سجل الرواتب والمسؤولية الضريبية. بالإضافة إلى أوجه القصور هذه ، لا يمكن تصدير التقارير إلى أي تنسيق آخر ، يتم عرضها فقط على الموقع. يمكن طباعة التقارير أو تصديرها بتنسيق PDF أو CSV أو Excel أو Rich Text أو TIFF أو أرشيف ويب.

نظرًا لأن التكرار الحالي لـ Workful تم تصميمه للجوال ، فإن واجهة المستخدم على سطح المكتب نظيفة جدًا وبسيطة. إلى جانب نظام الملاحة الخالي من الارتباك ، يوفر Workful تجربة مستخدم ستكون مناسبة لمديري كشوف المرتبات المبتدئين.

بوابات الموظف الجيد

تقدم كل خدمة كشوف رواتب قمنا بمراجعتها في عام 2020 بوابات للموظفين - مواقع محمية بكلمة مرور حيث يتم تخزين المعلومات الشخصية لكل عامل ويمكن الوصول إليها. إن Workful's أفضل من معظم الآخرين الذين نظرت إليهم. إنها تبدو وتعمل مثل موقع المسؤول الرئيسي ، مع شريط أدوات تنقل عمودي مشابه جدًا. يمكن للموظفين رؤية ملفاتهم الشخصية ومعلومات الاتصال بزملائهم في العمل ؛ تاريخ ساعة وقتهم والوثائق ؛ وتقويماتهم ، ونفقاتهم ، وقسائم الدفع ، وحالة الإجازة. معدلات دخل العمال ، والمعلومات المصرفية ، والحجز المقتطع هنا أيضًا. يقدم التقرير الوحيد لمحة عامة عن النفقات والأميال. يمكن للموظفين تتبع النفقات الشخصية في Workful دون الحاجة إلى تقديمها.

تمنح لوحة معلومات البوابة الموظف نظرة سريعة على بعض المعلومات الأساسية. يعرض حالة ساعة الوقت الحالية وسجل الأسبوع ، بالإضافة إلى الرسائل من المسؤول ، وقسائم الدفع ، ومخطط يعرض إجماليات PTO.

الحدث الرئيسي: تشغيل كشوف المرتبات

كما هو الحال مع كل خدمة كشوف المرتبات ، فإن تنظيم تشغيل كشوف المرتبات الفعلي هو الجزء السهل ، بمجرد إعداد كل شيء. لبدء الدفع ، انقر فوق تشغيل كشوف المرتبات على لوحة المعلومات أو حدد رمز كشوف المرتبات في شريط الأدوات الرأسي الأيسر. إذا كانت هناك موافقات على النفقات معلقة ، فإن Workful يحذرك ويمنحك فرصة لحلها قبل تشغيل كشوف المرتبات.

تغيرت شاشة تشغيل كشوف المرتبات بشكل ملحوظ منذ العام الماضي. كان يفتح مع تعويض موظف واحد فقط ، والإجازة والوقت المرضي ، وحجب التفاصيل. الآن ، يعمل مثل شاشات كشوف المرتبات للمنتجات الأخرى ، حيث يعرض قائمة بجميع الموظفين. أدخل عدد ساعات العمل والتعويضات الأخرى (المكافأة والعمولات) ، إلى جانب أي تعويضات مستحقة. أنواع الأرباح ، كما قلت من قبل ، محدودة للغاية ، ولا يمكنك إنشاء نوع خاص بك. يوجد إجمالي لهذه المرحلة من كشوف المرتبات في أسفل الشاشة.

انقر فوق حفظ ومتابعة عند الانتهاء من إدخال البيانات ، وستدخل في أي وقت في الشاشة التالية. انقر فوق حفظ ومتابعة مرة أخرى لمشاهدة معاينة كشوف المرتبات الحالية. يمكنك تنزيل ملخص كامل بتنسيق PDF أو نافذة مستعرض بالإضافة إلى عرض جدول بمبالغ شيك الموظف ، والاستقطاعات والخصومات ، وضرائب الشركة ، والإجمالي الفرعي. لكن لا يمكنك النقر فوق ارتباط لرؤية كعب رواتب فردي في هذه المرحلة كما يمكنك في مواقع أخرى. يظهر إجمالي الرواتب في الأسفل. انقر فوق إرسال كشوف المرتبات ، وستخبرك الشاشة التالية بالشيكات التي يجب عليك طباعتها ، جنبًا إلى جنب مع الملخص نفسه الذي رأيته في الصفحة السابقة.

يمكنك تحميل الشيكات أو كعب من هذه الشاشة. ولكن لا يخبرك في أي مكان بالضبط المبلغ الذي سيتم خصمه من حسابك الجاري للإيداع المباشر والضرائب ، وفي أي تاريخ. هناك إجمالي رواتب ، لكن هذا كل شيء. ومع ذلك ، إذا عدت إلى لوحة المعلومات ونقرت على سجل الرواتب ، يمكنك فتح كعب رواتب الموظفين الفردية والاطلاع على الأقل على مسؤوليتك الضريبية.

على الرغم من أن Workful يحسب ضرائب الرواتب الخاصة بك ، وينقلها إلى نماذج أو أوراق عمل ، ويذكرك بموعد استحقاق الإيداعات ، إلا أنه لا يقدمها لك بعد في كل ولاية ، كما يفعل معظم المنافسين. لا يزال يتعين عليك كتابة الشيكات وإرسالها بالبريد أو إرسال المدفوعات إلكترونيًا ما لم يكن عملك موجودًا في كاليفورنيا أو فلوريدا أو جورجيا أو نورث كارولينا أو ساوث كارولينا أو تكساس. المزيد من عمليات الطرح الحكومية في الطريق.

الوصول الثابت للهاتف المحمول

لا يمكنك تشغيل الرواتب من تطبيقات الجوال Workful في (متوفر على حد سواء و التطبيق الاندرويد و تطبيقات نظام التشغيل iOS ) كما يمكنك في قراء الرواتب. لا يوجد تطبيق إداري ، فقط تطبيق مصمم للموظفين لاستخدامه عندما يحتاجون إلى تسجيل الدخول والخروج وإرسال النفقات. ومع ذلك ، فإن تطبيق الموظف بسيط وبديهي. يفتح على Time Clock ، حيث يتعين على الموظفين فقط النقر فوق ارتباط للدخول. يمكنهم أيضًا مشاهدة ما يصل إلى أسبوع من ساعات العمل. يؤدي النقر فوق ارتباط التنقل في الجزء العلوي الأيسر وتحديد إرسال المصروفات إلى التقاط صورة إيصال وإنشاء سجل مع المدفوع لأمره والمبلغ والفئة.

هل يمكن تشغيل الرواتب من خلال التوقيع في Workful من متصفح جهاز الجوال الخاص بك. يمكنك فعل أي شيء على هاتفك يمكنك القيام به على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لأن الموقع يبدو ويعمل بنفس الطريقة. قد تضطر إلى القيام ببعض التمرير لرؤية كل شيء ، لكنه موجود.

نحن نأمل في العمل

يحتوي برنامج Workful على بعض الميزات الاستثنائية (بوابات الموظفين ، وساعة الوقت ، وأذونات المستخدم الدقيقة) وبعض أوجه القصور (التخصيص ، والتقارير ، وضرائب الرواتب). لكنها صغيرة ، ونتطلع إلى مشاهدتها وهي تنضج. في غضون ذلك ، نوصي باختيارات المحررين لدينا ، Gusto و OnPay ، والتي تتفوق في جميع المجالات. يقدم كلاهما تجارب مستخدم استثنائية ، إلى جانب الميزات التي يحتاجها في أغلب الأحيان مديرو الرواتب الجدد وذوي الخبرة.