كل ماتحتاج معرفته حول Trello

الايجابيات

• تطبيق كانبان المرن والقابل للتخصيص

• يقدم تطبيقات سطح المكتب وتطبيقات الأجهزة المحمولة

• واجهة بديهية

سلبيات

• لا توجد مخططات جانت

• لا تتبع الوقت

• لا توجد تقارير مرحلية

• لا وظائف الفوترة

خدمة Trello هو تطبيق جذاب وممتع وبديهي يساعد الأشخاص على التعاون في العمل. التحدي الأكبر لاستخدامه هو تحديد ما إذا كان هو النوع الصحيح من  تطبيق التعاون  لإدارة عملك. أفضل وصف لـ Trello هو تطبيق لوحة كانبان ، فئة البرامج الأفضل لتنظيم العمل وتنسيقه وتتبعه أثناء انتقاله عبر سير عمل بين مجموعة من الأشخاص. إنه ليس تطبيقًا رائعًا لإدارة المشاريع التقليدية. ومع ذلك ، فإن نقاط بيع Trello هي سهولة استخدامها وقدرتها على مشاركة لوحات Trello مع المتعاونين الخارجيين.

مقارنة Trello مع غيرها من التطبيقات كانبان ، فإنه يأتي قصيرة على بعض الميزات، مثل swimlanes وحدود العمل قيد التنفيذ. ما يحتويه هو مجموعة مختارة من الميزات الإضافية التي يمكنك إضافتها حسب الطلب ، مما يجعل التطبيق معقدًا وغنيًا بالميزات فقط كما تريده. ومع ذلك ، فإن معرفة ما إذا كان ذلك مناسبًا لفريقك والعمل الذي تريد إدارته قد يستغرق بعض التجربة والخطأ.

هل Trello هو تطبيق لإدارة المشاريع؟

أحد الأسئلة الشائعة التي سمعتها عن Trello هو: "أليس Trello  تطبيقًا لإدارة المشاريع ؟"

إنه ليس كذلك. يعتمد ذلك على مدى صرامة تعريفك لكلمة "مشروع".

منتجات مماثلة

المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي لها تاريخ بدء وتاريخ انتهاء ومنتج نهائي. ليس كل العمل هو مشروع. بناء منزل مشروع. الرد على المكالمات في مركز الاتصال ليس مشروعًا.

في PCMag ، ننظر إلى تطبيقات التعاون باعتبارها فئة كبيرة جدًا. يوجد بداخله بعض الفئات الفرعية لتسهيل التعرف على البرامج التي تناسب احتياجاتهم ومقارنتها. إحدى هذه الفئات الفرعية هي برامج إدارة المشاريع التقليدية. آخر هو تطبيقات لوحة كانبان. يناسب Trello بشكل أكثر دقة فئة kaban الفرعية ، لأنه يحتوي على جميع الميزات النموذجية لتطبيق لوحة كانبان.

هل يمكنك استخدام Trello لإدارة بعض أنواع المشاريع؟ نعم. يمكنك. هل سيكون اختيارًا سيئًا للتطبيق لإدارة المشاريع الكبيرة جدًا والمعقدة ، مثل إطلاق الصواريخ؟ نعم. من شأنه.

ما هو كانبان؟

كانبان طريقة لتنظيم وتتبع وإدارة العمل. تخيل أنك تريد إدارة قائمة مهام عائلية باستخدام لوحة ملصقات وملاحظات لاصقة. قد تبدأ بعمل ثلاثة أعمدة (يطلق عليها Trello قوائم) بعنوان المهام والمهام والمهام. يمكنك بعد ذلك الكتابة على الملاحظات اللاصقة الروتينية التي يجب القيام بها ووضعها في هذا العمود الأول. لنفترض أن الأسرة قررت أن كل فرد من أفراد الأسرة ليس مسؤولاً عن أكثر من ثلاث مهام في أي وقت.

الآن ، يمكن للجميع اختيار ثلاث مهام من عمود To Do وإضافة اسمهم إلى الملاحظة اللاصقة. أو يمكن لشخص آخر تعيين المهام لهم. عندما يبدأ الشخص المسؤول المهام ، يقوم بنقل الملاحظة اللاصقة إلى عمود "التنفيذ". عند الانتهاء ، يضعون في العمود "تم" ويمكنهم بعد ذلك اختيار مهمة جديدة.

من المثال ، يمكنك استخلاص فائدتين من كانبان. أحدها هو أنه نظام رائع للحد من مقدار العمل الذي يمكن لأي شخص أن يقوم به على طبقه في المرة الواحدة. والثاني هو أن كل شخص لديه رؤية لحالة العمل الذي يتعين على الفريق (في هذه الحالة ، الأسرة) القيام به. هذا يسمح لكل من المساءلة وإمكانية مساعدة أعضاء الفريق الآخرين المتخلفين.

تعد تطبيقات لوحة كانبان مثالية لإدارة العمل وحركة العمل عبر المراحل المختلفة أو سير العمل. ليس كل "العمل" مناسب تمامًا لهذا الإعداد ، على الرغم من ذلك. إذا كنت تطلق صاروخًا أو تبني مستشفى ، فأنت بحاجة إلى برامج أكثر قوة يمكنها تتبع كيفية تأثير الأجزاء المختلفة من المشروع على بعضها البعض. على سبيل المثال ، يعتمد الجدول الزمني لبناء مستشفى على وقت صب الأساس. إذا فاتك هذا الموعد النهائي بسبب سوء الأحوال الجوية ، فيجب حينئذٍ ضبط جميع أجزاء المشروع الأخرى لاستيعاب التغيير. لوحات كانبان غير مجهزة للتعامل مع هذه الأنواع من الحالات الطارئة.

السعر والخطط

قلص Trello عدد أنواع الخطط التي يقدمها إلى ثلاثة ، متخلصًا من خياره الذهبي السابق. يمكنك الآن التسجيل للحصول على حساب مجاني أو درجة رجال الأعمال أو حساب Enterprise.

خدمة Trello Free كما يوحي الاسم: مجاني. باستخدام هذا النوع من الحسابات ، يمكنك إنشاء أكبر عدد تريده من اللوحات والبطاقات والقوائم الشخصية ، على الرغم من أنك مقيد بإنشاء مجالس لا يزيد عن 10 فرق (أي تعاونية). لا يمكن أن يزيد حجم مرفقات الملفات عن 10 ميغابايت ، ولا يمكنك دمج حسابك مع التطبيقات الأخرى. الأهم من ذلك ، أنك تحصل على طاقة واحدة فقط لكل لوحة.

يعد   مفهوم power up مهمًا لفهم ما يجعل الحساب المجاني مختلفًا كثيرًا عن الحسابات المدفوعة. شكا من السلطة انتقائيةالميزات التي تضيفها إلى لوحات Trello الخاصة بك. مع معظم برامج الأعمال ، يمكنك اختيار فئة الخدمة بناءً على مجموعة الميزات المقدمة في كل مستوى. على سبيل المثال ، قد تحصل على الميزات "أ" و "ب" مع المستوى الأول من الخدمة ، ولكن من "أ" إلى "د" مع المستوى الثاني ، وهكذا. Trello مختلف. باستخدام Trello ، يمكنك تخصيص الميزات (أو تعزيزات الطاقة) التي تريدها لكل لوحة. ويختلف عدد الميزات التي يمكنك إضافتها بناءً على نوع الحساب الذي تختاره. بعض الأمثلة على عمليات التقوية هي طريقة عرض التقويم وتتبع الوقت والحقول المخصصة. إذا كنت ترغب في الحصول على كل هذه الميزات الثلاثة على لوحة واحدة ، فلا يمكنك فعل ذلك باستخدام Trello Free لأنك تحصل على طاقة واحدة فقط لكل لوحة.

تأتي حسابات درجة رجال الأعمال (12.50 دولارًا لكل شخص شهريًا أو 119.88 دولارًا للشخص الواحد في السنة) وحسابات المؤسسة (تختلف الأسعار) مع عمليات تعزيز غير محدودة. كلاهما لهما حد حجم للتحميلات يبلغ 250 ميجابايت ويتيحان لك إنشاء عدد غير محدود من لوحات الفريق. الفرق بين هذين النوعين من الحسابات له علاقة أقل بميزات المستخدم النهائي وأكثر من ذلك بخيارات إدارة الواجهة الخلفية. يتضمن Trello Enterprise أدوات لإدارة تسجيل الدخول الفردي وإدارة الأذونات والقيود.

كيف تقارن أسعار Trello؟

أسعار Trello على قدم المساواة مع حزم برامج التعاون الأخرى. في السنوات القليلة الأولى بعد إطلاقه الأولي ، كان Trello يتقاضى رسومًا أقل بكثير ، مما ساعده ، إلى جانب واجهة المستخدم الودية ، على اكتساب سمعة طيبة لكونه أداة رائعة للشركات الصغيرة والشركات الناشئة. الأسعار لا تزال عادلة ، لكنها ليست سرقة.

تتقاضى Asana رسومًا أكثر بقليل من Trello ، بدءًا من 13.49 دولارًا للشخص الواحد في الشهر. Airtable ، وهي قاعدة بيانات علائقية تعمل أيضًا بشكل جيد لإدارة سير العمل ، تتقاضى نفس الرسوم تقريبًا (بدءًا من 120 دولارًا لكل شخص في السنة). Leankit ، تطبيق لوحة كانبان آخر مباشر ، يتقاضى رسومًا أكثر بكثير (228 دولارًا للشخص الواحد في السنة كحد أدنى). تتقاضى Zenkit ما يقرب من نفس سعر Trello بخيارها البالغ 9 دولارات للفرد في الشهر ، كما يفعل Wrike بسعر 9.80 دولارًا للشخص في الشهر.

يمكنك مقارنة هذه الأسعار مع المزيد من تطبيقات إدارة المشاريع التقليدية ، والتي يقدم بعضها الآن وظائف لوحة كانبان بداخلها ، ولكنها قد تصبح فوضوية. تفرض بعض تطبيقات إدارة المشاريع رسومًا على كل شخص شهريًا ، بينما يفرض البعض الآخر رسومًا على عدد معين من المستخدمين ، مما يجعل مقارنة الأسعار أكثر صعوبة.

على سبيل المثال ، تفرض Zoho Projects الآن سعرًا لمجموعة ، على سبيل المثال ، 240 دولارًا سنويًا لما يصل إلى 10 أشخاص. Zoho Sprints ، منتج آخر من نفس الشركة يركز بشكل أكبر على إدارة المشاريع السريعة في إعداد لوحة كانبان ، يستخدم حساب معدل مجموعة مماثل ؛ إنها 12 دولارًا أمريكيًا شهريًا لمجموعة من 10. ومع ذلك ، فإن مشروعات العمل الجماعي تتقاضى 9 دولارات أمريكية لكل شخص شهريًا ، على الرغم من وجود 5 أشخاص كحد أدنى. كما قلت ، يصبح الأمر فوضويًا بعض الشيء

الشروع في العمل مع Trello

كما هو الحال مع أي تطبيق لوحة كانبان ، يتيح لك Trello إنشاء لوحات مخصصة. لقد ذكرت سابقًا لوحة أمثلة على To Do ، Doing ، Done. هذا مجرد مثال واحد. يمكنك إنشاء لوحات بأكبر عدد تريده من الأعمدة ، ويمكنك تسمية هذه الأعمدة بأي شيء تريده.

بعد ذلك ، تقوم بعمل بطاقات لوضعها في الأعمدة. يمكن أن تحتوي بطاقات Trello على الكثير من التفاصيل. يمكنك وضع اسم مهمة ، والمكلف ، والمهام الفرعية ، وتاريخ الاستحقاق ، والوصف ، والارتباطات التشعبية ، والمرفقات ، والتسميات (على غرار العلامات) ، والمزيد.

خطوة أخرى للبدء هي دعوة الأشخاص للانضمام إلى لوحتك ، إذا كنت تريد إنشاء مجالس جماعية. يمكنك أيضًا استخدام Trello في كانبان  الشخصي  إذا كنت تريد تنظيم مهامك وسير العمل بشكل خاص.

جديدة إلى حد ما على Trello هي القوالب. يمكنك الآن اختيار لوحة مصممة بالفعل للمساعدة في إرشادك نحو إدارة سير العمل بشكل أفضل ، اعتمادًا على نوع العمل لديك. بعض الأمثلة على القوالب هي عملية النشر و Design Sprint وإدارة تذاكر الدعم و Office Party Planning. باستخدام حساب Trello المدفوع ، يمكنك إنشاء القوالب الخاصة بك ليستخدمها فريقك أيضًا.

التطبيقات والتفاعل

يمكنك استخدام Trello كتطبيق ويب أو كتطبيق  سطح مكتب تم تنزيله  (Mac OS ، Windows) أو تطبيق جوال (Android و iPhone و iPad). يعمل تطبيق الويب بسلاسة ، مع إمكانات السحب والإفلات الرائعة ، بما في ذلك عندما تريد تحميل المرفقات. تحصل على بعض المزايا من تثبيت تطبيق سطح المكتب. بالنسبة للمبتدئين ، تحصل على إشعارات سطح المكتب بالإضافة إلى خيارات الإضافة السريعة. يمكنك أيضًا الحصول على ميزات Touch Bar مع جهاز Mac متوافق واختصارات لوحة مفاتيح إضافية.

يتيح لك Trello تحميل المحتوى ليس فقط من سطح المكتب ، ولكن أيضًا من Google Drive و Box و Dropbox وعناوين URL. عندما تقوم بتحميل صورة إلى بطاقة ، يمكن لـ Trello تحويلها إلى صورة غلاف ، مما يساعدك على تحديد ما تحتويه البطاقة في لمحة. يوجد الآن خيار لإضافة صورة غلاف حتى إذا لم يكن لديك أي شيء لتحميله. يتيح لك Trello إجراء بحث سريع على Unsplash للعثور على شيء ذي صلة.

بينما يمكنك تعيين شخص ما لبطاقة وتعيين تاريخ استحقاق ، فلن تجد المزيد من ميزات إدارة المشروع المتقدمة ، مثل تقدير أفضل وأسوأ السيناريوهات للوقت الذي قد تستغرقه المهمة حتى تكتمل. من الغريب أيضًا أن البطاقات لا يمكن التحقق منها كما تم ، على الرغم من أنه يمكنك "أرشفتها". هذا هو الحال حتى عندما يكون للبطاقة تاريخ استحقاق. ربما تكمن المشكلة في أنني أحاول تصنيف البطاقات لتصبح مهامًا بينما في الحقيقة لا يجب أن تكون كذلك. Trello هو نظام مرن للغاية بهذا المعنى. يمكن أن تكون البطاقات هي ما تريد ، تمامًا كما يمكن أن تكون الأعمدة لأي شيء تريده.

الميزات وشكا من السلطة

الملصقات ذات الرموز الملونة هي أداة أخرى لتنظيم البطاقات ، على الرغم من أنني أجدها مخيبة للآمال بعض الشيء. يتطلب كل ملصق لونًا ، مما يعني أنك تنفد بسرعة من الألوان التي يمكن التعرف عليها بسهولة بعد 10 أو نحو ذلك. هناك خيار لتمكين الأنماط للمستخدمين الذين يعانون من عمى الألوان. أرغب في خيار استخدام علامات الكلمات الرئيسية كتسميات ، إذا كان ذلك يناسب احتياجات لوحتي بشكل أفضل. سيضيف ذلك المزيد من الطرق للبحث عن البطاقات وفرزها وتصفيتها.

لا يأتي Trello بتتبع الوقت افتراضيًا ، ولكن يمكنك إضافته كقوة إضافية. يمكنك إضافة المزيد من الميزات من خلال ملحقات Google Chrome التابعة لجهات خارجية أيضًا. يوجد  أيضًا تطبيق Trello لـ Slack . لقد ذكرت سابقًا أن Trello لا يأتي بحدود العمل الجاري. يمكنك الحصول على هذه الميزة مع وظيفة إضافية ، ولكن كل ما تحصل عليه هو تحذير عندما تتجاوز الحد بدلاً من منعك من العمل أو مطالبتك بإدخال سبب لتجاوز الحد. يحتوي Leankit على حدود عمل ويب مضمنة ، ويمكنك فعل المزيد معها.

لقد تلاعبت ببعض هذه الإضافات لتتبع الوقت والتقارير وميزات سكروم (سكروم هو أسلوب عمل يركز على التكرار ، وهو شائع بين مطوري البرامج). إنها ليست سيئة ، لكنها أيضًا ليست بنفس قوة ميزات التقارير الأصلية وتقدير الوقت الموجودة في  LiquidPlanner ، وهو تطبيق متطور لإدارة المشاريع. يمكن لـ LiquidPlanner القيام بأشياء مثل إعادة تكوين جدول زمني كامل للمهام التي تعتمد على بعضها البعض إذا فات شخص واحد الموعد النهائي.

إذا كان لديك حساب مدفوع يسمح بالتكامل ، فيمكنك توصيل Trello بتطبيقات الأعمال الأخرى بخلاف ما هو موجود في متجر Chrome Extension. توفر كل من أدوات تتبع الوقت  Toggl و Harvest التكامل مع Trello ، على سبيل المثال. طالما أنك لا تمانع في تجميع مجموعة فريدة من الأدوات ليستخدمها فريقك ، يمكنك تخصيصها لمحتوى قلبك باستخدام Trello. قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتوصيل كل ما تريده وتحتاجه.

تتمثل إحدى نقاط القوة في Trello في وجود أكثر من طريقة لاستخدامه. إنها مرنة بما يكفي للانحناء لإرادتك ، ويمكنك أن تكون مبدعًا إلى حد ما. لقد استخدمت Trello لتتبع أفكار السفر وما إذا كنت قد بدأت في حجزها. كيف تستخدمه حقًا متروك لك.

قد تبدو مرونة Trello كأحد الأصول ، ولكنها قد تكون أيضًا عبئًا حيث يتعين عليك معرفة أفضل طريقة لاستخدام الخدمة. لطالما شعرت بنفس الطريقة تجاه  Asana ، وهي أداة رائعة لإدارة المهام تحتوي على عدد قليل جدًا من القواعد لكيفية استخدامها لدرجة أنها قد تكون شاقة للمستخدمين الجدد أثناء محاولتهم معرفة كيف يمكن أن تعمل معهم. يمكن أن يكون كل من Trello و Asana لا غنى عنهما للتعاون ، لكن الأمر يتطلب فريقًا قويًا ومتماسكًا لتحمل بعض التجارب والخطأ عند اعتماد الأداة لأول مرة وتحديد كيفية استخدامها.

أتمتة

إحدى الميزات الأحدث في Trello هي القدرة على إنشاء الأتمتة ، والمعروفة أيضًا باسم عمليات تشغيل الأوامر أو بتلر.

في بعض الأحيان في Trello ، ستكون قواعد منتداك هي اتباع إجراء واحد (يسمى المشغل) بإجراء آخر ، وهو نفس الإجراء في كل مرة. عندما يكون الأمر كذلك ، يمكنك إنشاء أتمتة. على سبيل المثال ، عندما يقوم شخص ما بنقل بطاقة إلى عمود "تم" ، يمكن أن يكون الإجراء هو التحقق تلقائيًا من أي مهام فرعية متبقية على تلك البطاقة. أو ، إذا قمت بنقل بطاقة إلى عمود يسمى مؤجلة ، فقد تضيف تلقائيًا 10 أيام إلى تاريخ الاستحقاق.

يتيح لك Butler أتمتة هذه الأنواع من الإجراءات المتكررة. في  قائمة المشغلات والإجراءات  ليست شاملة، ولكنها لا تغطي العديد من السيناريوهات شيوعا.

مرنة ومرئية وخفيفة

خدمة Trello هو تطبيق مرن لإدارة العمل وسير العمل بشكل تعاوني. نظرًا لأنه مرن ، قد يتطلب Trello بعض التجارب لمعرفة أفضل طريقة لاستخدامه لفريقك وعبء العمل الذي تديره. تساعد القوالب الجديدة في تخفيف هذا العبء ، وتقدم لك اقتراحات حول كيفية البدء في سياقات مختلفة.

خدمة Trello هي أداة تعاون رائعة عندما لا تحتاج إلى تطبيق لإدارة المشاريع الثقيلة. كما أنه أخف قليلاً من خيار المحررين Asana ، والذي يمنحك واجهة يمكنك استخدامها لأكثر من مجرد لوحات كانبان.

إذا كان ما تريده حقًا هو برنامج إدارة المشاريع التقليدي ، فقد تجد Trello خفيفًا على الميزات ، لأنه يفتقر إلى مخططات Gantt وأدوات إعداد التقارير المضمنة والميزات الأخرى الخاصة بإدارة المشاريع. لإدارة المشاريع بشكل مباشر ، أوصي بـ  Zoho Projects  و Teamwork Projects ، اختيارات المحررين لدينا في PCMag.