كل ماتريد معرفته حول ActivTrak

الايجابيات

• واجهة مستخدم سريعة وبديهية

• سهل التركيب

• يمكن تحديد التطبيقات والمواقع الرائدة المستخدمة

• يتتبع الإنتاجية على مستوى كل مشروع

• يمكن استخدام رؤى المراقبة لتحسين تدريب الموظفين

سلبيات

• يحتاج إلى ضبط دقيق لتحديد مقاييس إنتاجية المستخدم والمجموعة

• لا يوجد OCR للبحث عن الكلمات الرئيسية داخل لقطات الشاشة

• يفتقر إلى تسجيل ضغطات المفاتيح

• لا يمكن تخصيص أدوات لوحة التحكم

منصة ActivTrak هو حل مراقبة الموظفين بديهي وبأسعار معقولة وهو مناسب تمامًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) خاصة في مناخ العمل عن بُعد الحالي. من خلال التركيز على مراقبة وقت الموظف بالإضافة إلى الإنتاجية ، تعمل ActivTrak على تبسيط الكثير من تعقيدات مراقبة الموظفين وإعادة تأطيرها تحت شعار إبقاء الموظفين والمجموعات والمشاريع على المسار الصحيح.

يتم تقديم حل البرمجيات كخدمة (SaaS) عبر Google Cloud Platform وعلى هذا النحو ، يمكنه الاستفادة من الكثير من إمكانيات Google الأصلية حول تحليلات البيانات الضخمة والذكاء الاصطناعي (AI) والأمن. تتيح الرؤى القائمة على التحليلات للمديرين بعض الحرية في إجراء تعديلات سريعة بناءً على بيانات الموظف في الوقت الفعلي. تعد لوحة معلومات ActivTrak من بين أسهل لوحة القيادة التي يمكن فهمها على الرغم من أن الحفر وتحديد الأنشطة المنتجة أو غير المنتجة يمكن أن يكون مملاً للغاية ، خاصة للشركات الكبيرة. سيقدر المديرون وظيفة تتبع الوقت في ActivTrak التي تكمل ميزة التتبع العميق الخاصة بها. تكسب هذه الدفعة الثانية من التتبع والتحليلات الشاملة للوقت ActivTrak إيماءة اختيار المحررين ، جنبًا إلى جنب مع Teramindو Veriato Cerebral .

منصة ActivTrak تتميز بواجهة مستخدم أنيقة وسريعة الاستجابة. إنه يوفر تثبيتًا سهلاً للوكيل وتقارير مفصلة ودقيقة تركز على الإنتاجية وتنبيهًا على قدم المساواة مع ما تحصل عليه من أداة ذكاء الأعمال (BI). وهو يتألف من نواة صلبة من أدوات المراقبة والميزات المصممة للتحكم في الوصول إلى البيانات وخصوصية المستخدم. بسبب هذه الميزات ، فإن نهج ActivTrak في مراقبة الموظفين أقل ثقلاً تجاه الموظفين. على الرغم من كونها حاسمة وشاملة مثل معظم الحلول الأخرى ، فإن التركيز على تحسين الإنتاجية هو شيء يمكن للموظفين بسهولة أن يتخلفوا عنه. إنه بالتأكيد بديل ودود لمنصات مراقبة المؤسسات مثل  StaffCop Enterprise وحتى Teramind. إنه أفضل المنتجات التي اختبرناها ، مع تركيز واضح على إنتاجية الموظفين وتحليلات سلوك الفريق.

التسعير والإعداد

يبدأ ActivTrak بتقديم خيار freemium لمراقبة ما يصل إلى ثلاث محطات عمل بسعة تخزين تبلغ ثلاثة غيغابايت (GB). تأتي الخطة المجانية (التي تتضمن إعلانات في واجهة المستخدم) أيضًا مع معرّفات حسابات غير محدودة ، وتصدير سجل النشاط بتنسيق CSV ،  وتخزين البيانات المستند إلى محرك الأقراص الثابتة ، ولقطة شاشة واحدة لكل نشاط ، بالإضافة إلى الوصول إلى العرض في الوقت الفعلي وحظر موقع الويب.

منتجات مماثلة

تبلغ تكلفة الخطة المتقدمة 7.20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا بموجب عقد سنوي وتتضمن جميع الميزات التي ستحتاجها الشركات المتوسطة الحجم للشركات الكبيرة ، مثل تنبيهات لقطة الشاشة المتعددة ، وتخزين البيانات غير المحدود ، ومثبت Windows البعيد ،  وتخزين البيانات المستند إلى SSD، ودعم البريد الإلكتروني مع عدم وجود إعلانات على سبيل المثال لا الحصر. يمكن أن يستوعب هذا المستوى أيضًا عددًا غير محدود من المستخدمين. تشمل الميزات الأخرى الحصرية للخطة المتقدمة التثبيت عن بُعد ، وتسجيل النشاط ومخاطر المستخدم ، وكشف USB ونقل الملفات ، ووظيفة تسجيل الدخول الأحادي (SSO). يمكنك أيضًا الوصول إلى التصنيف المستند إلى المجموعة وتحليلات نبض إنتاجية الفريق لقياس الإنتاجية. يستمر التركيز على قياس الإنتاجية مع خيارات تقارير الإنتاجية وساعات العمل وإعداد التقارير الجماعية. توفر الطبقة المتقدمة أيضًا التكامل مع Slack و Microsoft Teams وخيارات تصدير البيانات المحسنة بما في ذلك لوحة معلومات الأعمال المبنية مسبقًا (BI) لـ Tableau و Microsoft PowerBI(المتوفرة عن طريق الوظيفة الإضافية). يوفر المستوى المتقدم أيضًا لقطات شاشة متعددة وخيار Redaction عبر وظيفة إضافية.

تتضمن ميزات الوظيفة الإضافية لـ ActivTrak ، والتي تتم فواتيرها بشكل منفصل ، أشياء مثل تشغيل الفيديو ، ووضع علامة على الشاشة ، وتنقيح لقطة الشاشة ، والوصول إلى البيانات الأولية. قد يتم تضمين ميزات مثل هذه في حلول مراقبة الموظفين الأكثر شمولاً ، ولكن وجودها كخيار لـ ActivTrak يؤدي إلى خفض السعر. ستحتاج إلى مناقشة الأسعار الدقيقة مع ممثل ActivTrak وأي شيء تختار إضافته سيتم تضمينه في فاتورتك السنوية لأن هذه الميزات متاحة فقط للمشتركين السنويين. يعد هذا أقل مرونة مما كان عليه عندما نظرنا لأول مرة إلى ActivTrak ، لكنه لا يزال يقدم مخططات تسعير ميسورة التكلفة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) مقارنة بتسعير المؤسسة الضخم لأداة ، مثل Veriato Cerebral.

يمنحك التسجيل للحصول على حساب تجريبي وصولاً لمدة 14 يومًا إلى ميزات ActivTrak المتميزة بما في ذلك 100 مستخدم وسعة تخزين غير محدودة وعرض الإنتاجية من قبل المجموعات والفريق وسجلات تدقيق الأمان وتقييم مخاطر النشاط والتكامل مع أدوات BI لإجراء تقييمات أعمق. يمكن الوصول إلى المساعدة بسهولة من خلال نافذة chatbot في الجانب الأيمن السفلي من الشاشة بالإضافة إلى رابط إلى مركز المساعدة. يُمنح المستخدمون لأول مرة أيضًا خيار مشاهدة فيديو تجريبي للمنتج مدته دقيقتان.

كان وكيل المراقبة الخاص بـ ActivTrak سهل التثبيت مثل Teramind. يتوفر عامل التتبع ActivTrak لأنظمة Windows و macOS و Chrome OS ومتصفح Chrome المثبت على أي نظام تشغيل سطح مكتب (OS) ، بما في ذلك FreeBSD و Linux وغيرها. لقد اختبرت على جهاز  يعمل بنظام Windows 10  ، وقمت بتسجيل الدخول إلى حساب المسؤول الخاص بي وقمت بالنقر فوق الزر Install Agent في أعلى الجانب الأيمن. عندما تقوم بإعداد حساب وتسجيل الدخول لأول مرة ، يمنحك ActivTrak نافذة منبثقة بها مقطع فيديو سريع على YouTube يرشدك خلال عملية تثبيت الوكيل.

بمجرد التنزيل ، يستغرق تثبيت معالج تثبيت ActivTrak حوالي دقيقتين. وكيل ActivTrak متخفي ، مما يعني أن عمليات التطبيق والملفات لها أسماء متخفية بحيث تمر دون أن يلاحظها أحد ويتم دفنها في عمق سجل جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تتم المراقبة على الفور وفي الوقت الحقيقي. مقارنةً بمشكلات التثبيت والتوافق متعددة الخطوات التي واجهتها عند إعداد الوكيل في أدوات مثل  InterGuard ، كان ActivTrak أسهل بكثير في الإعداد والتشغيل.

ميزات مراقبة الموظف

يتميز ActivTrak بواجهة المستخدم الأكثر سهولة التي رأيناها في حل مراقبة الموظفين المستند إلى السحابة ويقوم بعمل رائع في تنظيم البيانات والوظيفة على صفحة ويب واحدة. الأداء سريع أيضًا ، وهو أمر منعش نظرًا لأن بعض حلول البرامج كخدمة (SaaS) يمكن أن تستغرق بعض الوقت لتحديث الصفحات أو عكس طرق عرض لوحة القيادة الجديدة. إنهم يتعاملون مع بيانات حية وفي الوقت الحقيقي ، بعد كل شيء ، وتخدم ActivTrak هذا بسرعة.

منصة ActivTrak تضع  تتبع الوقت في الأعلى ، يعرض إجمالي الوقت المنتج وغير المنتج الذي تم قضاؤه في التطبيقات ومواقع الويب ، على الرغم من أنه يمكنك بسهولة تصفية النتائج لإظهار مستخدمين أو مجموعات معينة. بالتمرير لأسفل ، ستجد مجموعة مختارة من لقطات شاشة الموظف الحديثة متبوعة بمخطط شريط إنتاجية قابل للفلترة ومخطط مستخدم يقسم وقت الإنتاجية وغير المنتجة والوقت الخامل. أسفل ذلك ، تُظهر المخططات الدائرية تصنيفًا لأهم التطبيقات والمواقع التي تمت زيارتها. بالنسبة لجميع التطبيقات ، يقوم ActivTrak بتسجيل نص شريط العنوان ، ولكن بالنسبة للمتصفحات ، يقوم بتجميع حقل بيانات إضافي يحتوي على عنوان URL الكامل. حتى الطريقة التي يتم بها تقديم البيانات تميل أكثر نحو الإنتاجية بدلاً من اكتشاف ما يمكن أن يكون نشاطًا مريبًا للموظفين. على عكس لوحات المعلومات الأخرى التي تضيء بالحوادث والتهديدات المحتملة ، فإن نهج ActivTrak ألطف وأقل إثارة للقلق.

لا يمكنك تخصيص أدوات لوحة المعلومات كما يمكنك في InterGuard و Veriato Cerebral. لا تحتوي ActivTrak أيضًا على طرق عرض مستهدفة مثل لوحات معلومات Teramind's Risk and Focus. ولكن هناك علامة تبويب في الوقت الفعلي لمعرفة التطبيقات والمواقع التي يستخدمها الموظفون حاليًا (جنبًا إلى جنب مع الجهاز ونظام التشغيل ومعلومات عنوان IP وما إلى ذلك) ، مع خيار التقاط لقطة شاشة في الوقت الفعلي عن طريق الضغط على أيقونة الكاميرا بجوار المستخدم. من هناك ، يمكن للمسؤولين تكبير وقراءة شاشة الموظف.

تنبع مخططات لوحة المعلومات من كيفية تعامل البرنامج مع الفئات. يمكنك إدارة الفئات عبر علامة التبويب "الإعدادات" ويمكنك تصنيف التطبيقات والمواقع التي تكون منتجة وغير منتجة من خلالها. ولكن هذا ليس كل شيء: يمكن للمسؤولين أيضًا تجميع الأنشطة حسب النوع ، بما في ذلك الخدمات المصرفية والبريد الإلكتروني والترفيه والألعاب والتسوق  والشبكات الاجتماعية والرياضة. تتيح قوائم الفئات والإنتاجية في الإعدادات للشركات إنشاء فئات مخصصة خاصة بها وفرزها بالإضافة إلى إضافة التطبيقات والمواقع الإلكترونية أو حذفها يدويًا بنقرة بسيطة. واجهة مستخدم الإدارة القائمة على القائمة بسيطة ولكنها قوية وتسمح لي بإضافة مواقع الويب وإزالتها بسهولة. يمكنك أيضًا مشاهدة قائمة بالتطبيقات ومواقع الويب غير المحددة حاليًا والجاهزة للفرز.

خارج لوحات المعلومات الرئيسية وفي الوقت الفعلي ، توجد معظم بيانات المراقبة الأكثر تفصيلاً في علامة التبويب التقارير وقسم لقطات الشاشة. بقدر ما تذهب لقطات الشاشة ، يتيح لك ActivTrak رؤية أحدث لقطات الشاشة بواسطة المستخدم ، والتي تمكنت من النقر فوقها في عارض يشبه عرض الشرائح من خلال لقطات الشاشة المأخوذة من جهاز الاختبار الخاص بي. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على العرض التاريخي للقطات التي تمت تصفيتها حسب المستخدم أو التاريخ أو فئات الإنتاجية.

لكن ميزة لقطة الشاشة في الوقت الفعلي جيدة لالتقاط صورة دليل على عمل الموظف (أو عدم وجوده) في أي لحظة. يمكن تكوين لقطات الشاشة على أساس كل مستخدم على حدة ويمكن التقاطها كل 5 ثوانٍ على الأقل. حسب الحاجة ، يمكنك تشغيل لقطات الشاشة أو إيقافها مؤقتًا أو تنزيلها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تحديد مربع لالتقاط لقطات شاشة متعددة في وقت واحد. إحدى الميزات المفقودة هنا هي القدرة على تعتيم لقطات الشاشة للخصوصية كما يمكنك القيام به في  DeskTime Pro . ولكن إذا بدأت في استخدام وظيفة DLP الإضافية (الموضحة لاحقًا) ، فسيتخذ ActivTrak خطوات إضافية لضمان خصوصية البيانات الحساسة. تقدم ActivTrak أيضًا ميزة الاسم المستعار لتغيير اسم المستخدم في التقارير التي تقوم بإنشائها. يمكن استخدام نفس الاسم المستعار لأجهزة متعددة. ستجد ميزة الاسم المستعار ضمن الإعدادات.

منصة ActivTrak لا تسجل ضغطات المفاتيح وهذا مقصود. تقول الشركة إن منصات مراقبة الموظفين التي تسجل تدوينات لوحة المفاتيح تُصنف أحيانًا على أنها ضارة من قبل برامج مكافحة الفيروسات (والتي عانيت منها ، بشكل مزعج ، أثناء تثبيت واختبار InterGuard). بدلاً من تسجيل ضغطات المفاتيح ، يركز ActivTrak بشكل أكبر على لقطات الشاشة ويقوم بتتبع حركة الماوس ولوحة المفاتيح (ليس فقط مفاتيح وأوامر محددة) لتحديد ما إذا كانت جلسة المستخدم نشطة أم خاملة. على عكس Teramind ، تفتقر ActivTrak إلى القدرة على تشغيل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) على لقطات الشاشة للبحث في الصور عن كلمات رئيسية محددة.

تحليلات ورؤى متقدمة

تعد التحليلات المتقدمة داخل ActivTrak مفيدة وتتيح فهم بيانات الموظف بطرق جديدة لمنح الشركات رؤى لم تكن لتتوفر عليها لولا ذلك. في لوحة معلومات إدارة المعرفة ، يمكن للمديرين معرفة عمليات البحث التي تأتي من الأفراد والمجموعات والشركة بشكل عام. استنادًا إلى عمليات البحث عن الموظفين ، يمكن للشركات تحديد ما إذا كان الموظفون يبحثون عن إجابات في مناطق معينة أو إذا لم يكن لديهم المهارات المناسبة اللازمة لإكمال عملهم. يمكن أن يوفر هذا فرصًا جيدة للتدريب أو التعلم للمديرين للتركيز عليها لتطوير الموظفين.

يمكن للرؤى من ActivTrak تحديد متى يكون الموظفون والمقاولون أكثر إنتاجية من خلال تتبع الأنشطة عبر الوقت. يمكن القيام بذلك على مستوى الفرد أو المجموعة ويمكن أن يتعلق بمشاريع أو مخرجات محددة. من خلال معرفة ساعات ذروة الإنتاجية ، أصبح من الممكن الآن تخطيط وجدولة الأنشطة وفقًا لذلك لضمان الإنتاجية المثلى. يشبه هذا الجانب من ActivTrak ما يقدمه الوافد الجديد Workpuls من حيث استخدام البيانات لزيادة الإنتاجية.

منصة ActivTrak مصممة على ألا تكون مجرد حل آخر لمراقبة الموظفين. تريد الشركة التركيز على كيفية تقديرهم للموظفين على أنهم أكثر من مجرد أهداف للمراقبة ، وبالتالي فقد صاغوا سرد الحل الخاص بهم ليكون أكثر حول مساعدة الشركات على أن تكون أكثر إنتاجية. يمثل البائعون مثل ActivTrak و Workpuls ، الذين يذهبون إلى أبعد من ذلك ويشرك الموظفين في عملية المراقبة من خلال عميل سطح مكتب يمكنهم التحكم فيه ، طريقة جديدة مرحب بها في التفكير في مراقبة الموظفين. واحد لا يركز بشكل مفرط على ما إذا كان الموظفون يعملون 9-5 ويبتعدون عن الأنشطة غير المنتجة ، ولكنه يعزز نهجًا أكثر شمولاً وتعاونًا للإنتاجية ككل.

تقارير وتنبيهات ActivTrak

يمكنك الانتقال إلى تقارير محددة عن طريق النقر فوق كل مخطط في لوحة التحكم الرئيسية. ومع ذلك ، لدى ActivTrak أيضًا قائمة بتفاصيل البيانات في علامة التبويب التقارير بقائمة التنقل الخاصة بها على الجانب الأيسر. تعد تقارير أهم مواقع الويب والتطبيقات وأهم الفئات وأهم المستخدمين تشرح نفسها بنفسها. إنها تعرض لك الوقت المنتج وغير المنتج المتتبع أعلى الصفحة ثم قائمة مواقع الويب أو التطبيقات أو الفئات أو المستخدمين ، مع تصفية المدد ونسب الاستخدام من قبل المستخدمين أو أجهزة الكمبيوتر. هناك أيضًا بعض الأعطال المفيدة ، مثل القدرة على النقر فوق الصفحات الفرعية وعناوين الصفحات ، أو البحث عن لقطة شاشة ، أو إنشاء تنبيه متعلق بإدخال النشاط الذي حددته.

يوفر تقرير الإنتاجية شريط تقدم بطابع زمني يمكن الوصول إليه لإنتاجية الموظف على مدار يوم واحد أو أسبوع أو شهر أو حتى عام. أخيرًا ، هناك سجل النشاط ، وهو تقرير شامل يعرض كل إجراء محدد بطابع زمني للموظف عبر التطبيقات ومواقع الويب والأنشطة الأخرى مع لقطات الشاشة المقابلة إن أمكن. لذلك ، إذا أمضى الموظف ساعة على Reddit ، فيمكنك حينئذٍ الانتقال إلى الصفحات الفرعية لمعرفة ما كان يبحث عنه أو إلقاء نظرة على النشاط غير المنتج في السياق الأكبر ليوم عمله. يمكن تنزيل جميع التقارير إما كملف CSV أو حفظها مباشرة في Google Drive . عند فرز بيانات التقرير وتصديرها ، يتيح لك النقر فوق علامة التبويب "الأعمدة" في أعلى الجانب الأيسر التحقق من حقول البيانات التي تريد أن يتضمنها تقريرك.

لا يحتوي ActivTrak على بحث بالكلمات الرئيسية لـ OCR للحصول على لقطات شاشة حتى الآن ، ولكنه يوفر تتبع الكلمات الرئيسية من خلال التنبيهات (يشار إليها باسم التنبيهات). في علامة التبويب "الإنذارات" ، تمكنت من إعداد الإشعارات للتشغيل باستخدام بعض المنطق الآلي ، مثل ما إذا كان الوصف أو عنوان URL يحتوي على كلمة رئيسية أو عبارة معينة (أي دعوى قضائية) أو إذا قام المستخدم بتنفيذ إجراء معين ، مثل توصيل جهاز USB. بعد انطلاق المنبه ، يتيح لك وكيل ActivTrak تسجيل مقدار الوقت الذي تم فيه توصيل جهاز USB.

تمكنا من ضبط تنبيه الاختبار الخاص بنا لأخذ لقطات شاشة متعددة كل 10 ثوانٍ إذا ظهر مصطلح "البحث عن وظيفة" في نشاط الموظف ، وحتى عرض رسالة منبثقة مخصصة للموظف لإعلامه بأن الإجراء غير مسموح به (على سبيل المثال ، إذا تجاوزوا الوقت اليومي المخصص على مواقع التواصل الاجتماعي). يتيح لك ActivTrak أيضًا إعداد كل من إشعارات البريد الإلكتروني و Webhooks لأي تنبيه. تتضمن التقارير والتنبيهات المستندة إلى البريد الإلكتروني تقرير الملخص الأسبوعي لجميع أنشطة مكتبك ومقاييس الإنتاجية.

الإنتاجية هي التركيز

تبذل ActivTrak قصارى جهدها لتجنب تصنيفها على أنها برامج تجسس أو شبيهة بـ Big Brother ، وتتضمن عددًا من الميزات لتوجيه هذه النقطة إلى المنزل. بدلاً من ذلك ، فهو مثل " Google Analytics  لمكتبك". في علامة التبويب "الإعدادات" ، تمكنت من تعيين جدول مخصص للوكيل بحيث يقوم ActivTrak بمراقبة الأنشطة أثناء ساعات العمل فقط ، وهو أمر مفيد بشكل خاص للعاملين عن بُعد. ويتضمن البرنامج كلاً من علامتي التبويب "مجموعات" و "Access" للمسؤولين لتجميع المستخدمين في فرق أو أقسام معينة ، ومن ثم منح المديرين فقط الوصول لعرض بيانات المراقبة المتعلقة بالموظفين الذين يشرفون عليهم مباشرة. يوجد أيضًا سجل تدقيق يعرض جميع أنشطة المشرف والمدير داخل النظام ، والأهم من ذلك ، ميزة عدم التعقب التي ستوقف جميع المراقبة على الجهاز حتى إذا تم تثبيت وكيل.

ومع ذلك ، فإن أهم ميزة للخصوصية هي ما إذا كانت مؤسستك تنطلق لميزة DLP متاحة كخيار ضمن علامة التبويب Screenshots. هنا ، تتيح لك ActivTrak بالفعل تنقيح عناصر مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف وجواز السفر وأرقام بطاقات الائتمان وأرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات التأمين وغيرها من البيانات الشخصية والمالية الحساسة بحيث لا يتم تسجيلها أو تخزينها. هذا متاح فقط في الخطة المتقدمة كميزة إضافية.

قد لا تقدم ActivTrak عمق تتبع خيار المحررين Teramind أو لاعبي المؤسسات الآخرين مثل InterGuard و Editor's Choice Veriato Cerebral ، وهذا حسب التصميم. ينصب التركيز على الإنتاجية بدلاً من المراقبة أو اكتشاف التهديدات. من بين الأدوات الثلاثة التي اختبرناها مع التركيز على مقاييس الإنتاجية - ActivTrak و Desktime و Workpuls ، يعد ActivTrak أسهل في الإعداد والاستخدام ، كما أنه ينتج نطاقًا أوسع من التحليلات المفيدة. بشكل عام ، يعد ActivTrak حلاً متوازنًا ، ويمكن أن يغطي مراقبة الموظفين ولكن مع مجموعة كاملة من ميزات الخصوصية ومقاييس الإنتاجية القوية والتقارير المفيدة.