كل ماتريد معرفته حول Zoho

الايجابيات

• ميزات اتصال غنية.

• سهل الإعداد والاستخدام بشكل عام.

• متجاوب.

• قيمة عظيمة.

• خيارات التكوين العميقة.

• تتيح لك أدوات إدارة الوقت تسجيل مهام متعددة في وقت واحد.

سلبيات

• عرض بيانات الموارد بطريقة غير معتادة.

• ليست مثالية للفرق الكبيرة.

تواصل Zoho Projects ريادتها في مجال برامج إدارة المشاريع. يعد التطبيق أداة جذابة للشركات الصغيرة والتي تعاني من ضائقة التمهيد لأنه سهل الاستخدام ولا يكلف الكثير. بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع Zoho Projects بمستوى خدمة مجاني بحيث يمكنك القيام بأكثر من اختبار تشغيله مع التفكير فيما إذا كنت ترغب في الترقية في المستقبل. نظرًا لفائدتها الشاملة ، تظل Zoho Projects خيارًا لمحرري PCMag وواحدًا من أفضل تطبيقات إدارة المشاريع .

الأداة الأخرى الوحيدة التي يمكن مقارنتها هي Teamwork Projects ، التي تقدم حزمة مقنعة بنفس القدر لنفس أنواع الأعمال. قد تجد المنظمات الكبيرة أن LiquidPlanner هو الأنسب. إنها أكثر مهارة في التعامل مع العديد من المشاريع والموارد المشتركة ، ولديها أدوات رائعة للجدولة وإنشاء التقارير والعمل في مخططات جانت ، والتي أضافتها Zoho منذ آخر مراجعة. هذه التطبيقات الثلاثة هي اختيارات محرري PCMag في فئة برامج إدارة المشاريع.

خطط وأسعار Zoho Projects

تقدم Zoho Projects خمس خطط ، بما في ذلك خطة مجانية. الخطة المجانية ليس لها حد زمني. تقدم جميع الخطط الأخرى إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 10 أيام. وبأسعار تنافسية الخطط المدفوعة وقيمة العرض جيدة مقارنة مع تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى، وذلك جزئيا بسبب انك لم تدفع للشخص الواحد بل رسم شهري ل تصل إلى عدد معين من الناس.

مجانًا: تتيح لك الخطة المجانية وجود خمسة أشخاص في فريقك وإدارة مشروعين. يتيح لك أيضًا التكامل مع تطبيقات Google و Zoho CRM و Zapier .

منتجات مماثلة

قياسي: مقابل 25 دولارًا شهريًا أو 240 دولارًا سنويًا ، تمنحك الخطة القياسية كل شيء في الخطة المجانية ، وتزيد من عدد أعضاء الفريق الذي يمكنك الحصول عليه والمشروعات التي يمكنك إدارتها إلى 10 لكل منها (على الرغم من أنه يمكنك خفض هذا السعر إذا كان لديك أقل من 10 مستخدمين). بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء خمسة قوالب مشاريع ، واستخدام ميزات تتبع الوقت ، وإرفاق ملفات يصل حجمها إلى 5 جيجابايت.

خدمة Express: مقابل 50 دولارًا أمريكيًا شهريًا أو 480 دولارًا سنويًا ، تحتوي خطة Express على كل شيء في Standard ، ولكنها تتيح لك إدارة العديد من المشاريع حسب حاجتك وبهذا السعر ستتعامل مع أحجام فرق تصل إلى 15. 4 دولارات شهريًا أو 36 دولارًا في السنة ؛ يمكن أن يرتفع هذا العدد إلى 100 مستخدم. يمكنك إنشاء 10 قوالب مشاريع ، وإرفاق ملفات يصل حجمها إلى 20 غيغابايت ، وإنشاء مهام متكررة ، وتحرير مخطط جانت داخل مشروع ، والتكامل مع Zoho Invoice & Books ، واعتماد جداول الوقت.

قسط: مقابل 100 دولار شهريًا أو 1020 دولارًا سنويًا ، تحتوي خطة Premium على كل شيء في Express ، ولكنها تزيد من حجم الفريق إلى 20 ؛ أعضاء الفريق الإضافيين يكلفون 5 دولارات شهريًا أو 48 دولارًا سنويًا بحد أقصى 200 شخص. يمكنك الحصول على 20 نموذج مشروع ولديك حجم تحميل ملف بحد أقصى 100 جيجابايت. يمكنك أيضًا الحصول على أربعة أنواع من تبعيات المهام ، ومجموعات المهام ، والقدرة على حساب ساعات العمل ، وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات ، وميزانيات المشروع ، والميزات الأخرى.

خدمةEnterprise: بالنسبة إلى 150 دولارًا أمريكيًا شهريًا أو 1500 دولار أمريكي سنويًا ، تعد خطة المؤسسة جيدة لـ 25 عضوًا ، مع تكلف أشخاص إضافيين 6 دولارات إضافية شهريًا أو 60 دولارًا سنويًا حتى 5000 مستخدم على الرغم من أنه إذا كان العدد أعلى من ذلك ، فما عليك سوى الاتصال بـ Zoho وسيعملون على حل المشكلة. يتضمن دعمًا لـ 30 قالب مشروع ، وأحجام ملفات تصل إلى 120 جيجابايت ، وحقول مخصصة ، ومجال مخصص ، ومخطط جانت العالمي ومخطط استخدام الموارد في جميع المشاريع ، وطرق عرض المسار الحرج ، والمزيد.

إعداد Zoho Projects والواجهة

يتميز موقع Zoho Projects بمظهر نظيف وحديث. يعد الموقع بديهيًا بما يكفي لأنه إذا كان بإمكانك استخدام معظم التطبيقات الأساسية عبر الإنترنت ، مثل بريد الويب ، فستتمكن من اكتشاف Zoho Projects في بضع دقائق. تعد سهولة الاستخدام والبساطة ضرورية للشركات الصغيرة التي ليس لديها مدير مشروع مخصص من بين الموظفين.

سيقدر أصحاب الأعمال وقادة الفريق أن Zoho Projects تطالب الأشخاص بتمكين المصادقة الثنائية للمساعدة في الحفاظ على الحسابات أكثر أمانًا وأمانًا. تساعد المصادقة الثنائية في الحفاظ على أمان جميع معلومات الشركة التي تضعها في حساب Zoho الخاص بك.

يضع تصميم Zoho Projects الخيارات ذات الصلة في متناول يدك في الوقت المناسب. يستغرق إنشاء حساب وإنشاء مشروعك الأول وإضافة المعالم والمهام ودعوة المزيد من الأشخاص للانضمام إليك دقائق. عند انضمام أشخاص جدد ، يمنحهم الموقع تلميحات تفاعلية حول كيفية البدء وما يجب القيام به بعد ذلك.

تتيح لك لوحة المعلومات القابلة للتخصيص رؤية أي مخططات أو تحديثات أكثر صلة بك بحيث تحصل عند تسجيل الدخول إلى حساب Zoho Projects الخاص بك ، على لقطة من المشاريع أو الحالة المهمة. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة عنصر واجهة مستخدم حالة المهمة الذي يعرض كلاً من المخطط الدائري وعدد الأرقام الأولية لعدد المهام المفتوحة مقابل المغلقة. سواء كنت مهتمًا بجداول الوقت أو أحمال العمل الفردية ، يمكنك تعديل لوحة المعلومات وفقًا لذلك.

التواصل والتعاون

تتعلق بعض ميزات Zoho Projects المفضلة لدينا بالتواصل والتعاون. يمنحك التطبيق أدوات كثيرة ، بعضها يمكنك اختيار تضمينه أو استبعاده أثناء الإعداد الأولي. أحد الأسباب التي قد تجعلك تستبعد بعض هذه الأدوات هو إذا كان فريقك يستخدم بعض التطبيقات الأخرى لمزيد من الشفافية في رسائل الفريق أو التعاون ، ولا تريد أن يحدث الاتصال في مكان آخر.

إحدى الأدوات التي نحبها هي مربع الدردشة المدمج مباشرة في مساحة العمل. يعني وجود مربع دردشة أنه يمكنك طرح أسئلة على الزملاء حول المشاريع أو المهام التي تعمل عليها دون الحاجة إلى الانتقال إلى تطبيق آخر.

يحتوي Zoho Projects أيضًا على منتديات ، حيث يمكنك الدردشة مع الزملاء بشكل غير متزامن ، ومربع تحديث الحالة لإخبار زملائك بما تفعله ، وموجز النشاط حيث يمكنك رؤية كل الأنشطة عبر المشروع بترتيب زمني عكسي.

أداة اتصال أخرى نحبها هي التكامل السلس تقريبًا مع Zoho Meeting . في صفحات معينة ، ترى زرًا يقول "لقاء الآن" في الجزء العلوي. اضغط عليه ، ويسمح لك بإنشاء فيديو عبر الإنترنت أو اجتماع صوتي في علامة تبويب جديدة. قبل بدء الاجتماع ، تظهر مطالبة بالدعوة بحيث يمكنك إضافة أشخاص إلى اجتماعك. يتلقى زملاؤك إشعارًا يحتوي على الدعوة والرابط إلى الاجتماع في الوقت الفعلي. يمكنهم الانضمام دون الحاجة إلى فتح أي تطبيقات إضافية أخرى أو كتابة معرف الاجتماع.

بشكل عام ، يتم تنفيذ إشعارات Zoho Projects جيدًا لأن بعضها تفاعلي. على سبيل المثال ، يمكنك الرد على المسائل المهمة أو التعليق عليها من مربع الإشعارات ، بدلاً من الارتباط بالصفحة التي تظهر فيها المعلومات الأصلية. هذا جيد للإنتاجية .

الميزات الرئيسية لإدارة المشروع

تتيح لك أقسام المهام والأحداث الرئيسية إدخال التفاصيل الدقيقة لعمل مشروعك وتحديثها. يمكن أن يكون لكل مهمة تاريخ بدء وانتهاء ، بدلاً من مجرد موعد نهائي. يمكنك تقدير مدى قربك من إنجاز مهمة ما عن طريق إدخال نسبة مئوية.

عندما تغوص في تفاصيل مهمة ما ، يوجد مؤقت مدمج لتتبع الوقت الذي تقضيه في المهمة ، على الرغم من أنها تقتصر على الأشخاص على حساب Express والخطط الأعلى (أي أنها ليست في الخطط المجانية أو القياسية). إذا كانت فواتير عملك بالساعة ، فسوف ترغب في خيار إما تسجيل الوقت في المهمة على أنه قابل للفوترة أو غير قابل للفوترة.

يتيح لك خيار آخر تعيين مشروع على أنه في مخطط زمني "صارم" ، مما يعني أنه لا يمكنك تعيين تواريخ استحقاق للمعالم التي تقع خارج النطاق الزمني للمشروع.

تحتوي Zoho Projects على تبعيات ، على الرغم من أن اكتشاف كيفية إعدادها ليس بديهيًا تمامًا مثل استخدام باقي التطبيق. في بعض تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى ، مثل LiquidPlanner ، يمكنك إنشاء تبعيات بين المهام عن طريق رسم خط من واحد إلى الآخر في طريقة عرض مخطط جانت. في Zoho Projects ، يجب عليك فتح مهمة ثم اختيار إضافة تبعية. تفتح نافذة صغيرة حيث تكتب اسم المهمة التي تريد ربطها بالمهمة الحالية ، ويجب أن تكون المهمة الجديدة في نفس قائمة المهام مثل الأخرى.

أضاف البرنامج طريقة عرض كانبان التي تتيح لك رؤية المهام كبطاقات في الأعمدة. إنه ليس مفيدًا مثل تطبيق لوحة كانبان الحقيقي لأنه لا يمكنك تخصيص الأعمدة في Zoho Projects. بدلاً من ذلك ، يمكنك الاختيار من بين بعض الخيارات المعدة مسبقًا ، مثل Open and Closed (ليس العرض الأكثر فائدة) أو الأولوية أو النسبة المئوية للاكتمال. هناك بعض تطبيقات إدارة المشاريع وإدارة المهام التي تتضمن طرق عرض كانبان ، أسانا هو الذي يتبادر إلى الذهن ، ولكن عليك اختيار استخدام كانبان قبل إنشاء المشروع. بمجرد أن تقرر استخدام هذه الطريقة ، ليس هناك عودة إلى الوراء. كانبان ليس "طريقة عرض" حقًا بقدر ما هو منهجية تحتاج إلى الالتزام بها بمجرد اختيارك لاستخدامها.

ميزة رئيسية أخرى لإدارة المشروع في Zoho Projects هي تقرير إدارة الموارد. يساعدك على معرفة أي من أعضاء فريقك مكلف بالكثير من العمل ، أو العمل غير الكافي ، أو بالقدر المناسب خلال فترات زمنية مختلفة. يتم تقديمه بشكل مرئي في مخطط كبير ، مع القليل من التوازن (مثل ترنح متأرجح) يشير إلى مقدار العمل أو القليل الذي كلفه به كل شخص في أسبوع. بالنسبة للفرق الصغيرة ، ربما يعمل مثل هذا العرض غير المعتاد للبيانات بشكل جيد. بالنسبة للفرق الكبيرة التي تضم 50 موظفًا أو أكثر في أي قسم معين ، سيكون بمثابة كابوس للتمرير والبحث عن الأرجوحة غير المتوازنة. يجب أن تلقي الفرق الكبيرة التي تحتاج إلى أدوات إدارة موارد قوية نظرة على LiquidPlanner. إنها إحدى نقاط القوة في التطبيق.

لقد ذكرنا مخططات جانت لفترة وجيزة ، ولكن من المفيد معرفة مكان العثور عليها: تحت زر التقارير في أقصى الجانب الأيسر من التطبيق (إذا كانت مخفية ، فانقر فوق النقاط الثلاث للكشف عنها). إنها نفس المنطقة التي تجد فيها استخدام الموارد والتقارير المخططة مقابل التقارير الفعلية وتقارير المهام. في مخططات جانت ، يمكنك سحب حافة شريط مفتاح ربط المهام وإفلاتها لتغيير طوله ، وهناك مفتاح تبديل يوضح مسارك الهام. إذا كنت تسأل نفسك ، "ما هو المسار الحرج؟" قد يساعد هذا التعريف من 2020ProjectManagement.com : "أطول تسلسل للأنشطة في خطة المشروع والتي يجب إكمالها في الوقت المحدد حتى يكتمل المشروع في تاريخ الاستحقاق."

وظيفة تتبع الوقت

تقدم Zoho Projects تتبعًا أساسيًا للوقت كجزء من حزمة شاملة تركز على إدارة المشاريع مثل Mavenlink . عندما تغوص في تفاصيل مهمة ما ، يوجد مؤقت مدمج في الزاوية اليمنى العليا لتتبع الوقت المستغرق في المهمة ، وسيستمر في تحديد الوقت إذا غادرت الصفحة. يقتصر المؤقت على المستخدمين على حساب Express والخطط الأعلى (أي أنه غير متوفر في الخطط المجانية أو القياسية). إذا كانت فواتير عملك بالساعة ، فستعجبك خيار إما تسجيل الوقت في المهمة على أنه قابل للفوترة أو غير قابل للفوترة.

أضفنا مهمة تسمى "رسم المكاتب الحكومية" في المشاريع حتى نتمكن من تتبع الوقت. لتسجيل الوقت ، يمكنك النقر فوق الوقت في الزاوية اليمنى العليا أو إدخال الوقت في ورقة الوقت بأثر رجعي. لقد وجدنا أن خيار "وقت التسجيل الأسبوعي" هو وسيلة سهلة لتتبع الوقت. يمكنك العثور على نوع السجل الأسبوعي بالانتقال إلى سجل الدوام ثم في الزاوية اليمنى العلوية ، قم بتغيير القائمة المنسدلة من إضافة وقت السجل إلى وقت السجل الأسبوعي. يمكنك التنقل بين الحقول وإدخال عدد الساعات لكل مشروع. أيضًا ، يعد النقر فوق مهمة داخل التقويم طريقة جيدة لعرض محفوظات المشروع. يمكنك ربط مهمة فرعية ، وتسجيل ساعات العمل ، وإرفاق المستندات ، وتتبع المشكلات.

ميزة أخرى أحببناها في Zoho Projects هي القدرة على تصنيف الوظيفة على أنها مهمة حرجة. هذا بمثابة تذكير جيد لتسجيل الدخول وإنجاز المهمة. ميزة إضافية مع Zoho Projects هي القدرة على تسجيل مهام متعددة في وقت واحد. لن تجد هذه الميزة في تطبيقات تتبع الوقت الأخرى ، مثل Hubstaff (7.00 دولارات شهريًا في Hubstaff) أو VeriClock ، أو حتى TSheets ، خيار المحررين الآخرين لدينا. تقدم Zoho Projects ميزات إدارة مشروعات وتتبع الوقت أكثر قوة ، لكننا وجدنا منتجات مثل TSheets أسهل في الاستخدام. أيضًا ، لن تتمكن من تتبع الوقت المستقبلي كما هو الحال في البرامج الأخرى ، مثل Wrike .

يتمتع Zoho Projects بميزات قوية لتتبع وقت المسؤول. يمكنك تتبع الموافقات بالبحث عن الرمز الصغير بجوار وحدة الجدول الزمني. إذا قمت بالنقر فوق الرمز ، فسترى كل المهام وطلبات الموافقة. يتيح لك Zoho Projects أيضًا وضع علامة على جميع الأعمال على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة ، مما يساعد في إمساك الدفاتر.

بخلاف TSheets (8 دولارات شهريًا في Tsheets) ، لا تسمح لك Zoho Projects بحسابات منفصلة لتتبع الوقت للمسؤول أو الموظف. ما عليك سوى تعيين الأذونات لمن يمكنه عرض ماذا. توفر Zoho Projects خيارات تكوين رائعة مثل VeriClock . في Zoho Projects ، يمكنك منع الموظفين من إضافة جدول زمني أو يمكنك تعيين الأذونات حتى يتمكنوا من رؤية بياناتهم فقط.

لقد سجلنا الدخول إلى تطبيق Zoho Projects للأجهزة المحمولة ، ووجدنا أن الخلاصة وصفحات الصفحة الرئيسية منظمة جيدًا. في صفحة الخلاصة ، يمكنك رؤية قائمة بالإجراءات المتخذة ، مثل تعيين المهام. لتغيير الوقت في تطبيق الجوال ، حدد الجدول الزمني وحدد مهمة لتحريرها. انقر فوق تحرير ثم يمكنك ذلك الوقت. بعد ذلك ، انقر فوق علامة الاختيار في الزاوية اليمنى العليا. نود أن نرى ساعة توقيت يمكن الوصول إليها بسهولة في تطبيق الهاتف المحمول. ومع ذلك ، تقول Zoho Projects إن المستخدمين الموجودين في الميدان قد يسجلون وقتهم بعد انتهاء مناوباتهم لأن العملاء قد يستاءون من العمال الذين ينظرون إلى هواتفهم أثناء قيامهم بوظيفة مثل إعادة تصميم المنزل. ما زلنا نرغب في رؤية هذه الميزة.

بشكل عام ، وجدنا أن وظيفة تتبع الوقت في Zoho Projects أصعب قليلاً في التنقل فيها من Hubstaff و TSheets ، اللذين يركزان على تتبع الوقت. لهذا السبب حصلت Zoho Projects على تصنيف اختيار المحررين من فئة الخمس نجوم في تقرير إدارة المشروع الخاص بنا ، لكنه يتخلف قليلاً عن TSheets for Editors 'Choice في تقرير برنامج تتبع الوقت . بالنظر إلى الوظائف الكاملة التي يوفرها Zoho Projects ، يجب أن يكون لأداة تتبع الوقت أهمية أكبر. ومع ذلك ، لا يزال Zoho Projects يوفر مجموعة ميزات عميقة ومثيرة للإعجاب.

تتبع الشوائب ، تتبع المشكلات

إذا كنت أحد أعضاء فريق تطوير البرامج وتحتاج إلى تتبع دقيق للأخطاء كجزء من تطبيق إدارة مشروعك ، فلديك بعض الخيارات. أولاً ، يمكنك استيراد الأخطاء إلى Zoho Projects من ملفات CSV و XLS و XLSX ، وكذلك من JIRA. الخيار الثاني هو استخدام IssueTracker المضمن الذي يأتي مع Zoho Projects. تساعدك هذه الأداة في إرسال وتتبع وتنظيم وإصلاح أي مشكلات تظهر في مشروع تطوير البرامج. لا يجوز لأي شخص في حسابك الوصول إلى التفاصيل المحفوظة في IssueTracker. يُسمح للمسؤولين والمديرين فقط بتكوين حالة وسير عمل المشكلات.

تبيع Zoho أيضًا IssueTracker كتطبيق مستقل يسمى Zoho BugTracker. هناك نسخة مجانية للفرق الصغيرة جدًا ، ولكن بخلاف ذلك يمكنك أن تتوقع دفع 480 دولارًا سنويًا لما يصل إلى 15 شخصًا ، بالإضافة إلى 36 دولارًا إضافيًا سنويًا لكل شخص إضافي.

عمليات التكامل والتطبيقات لمشاريع Zoho

يُنشئ Zoho مجموعة كاملة من تطبيقات الأعمال. ويترتب على ذلك أن العديد من برامجها الخاصة تتكامل بإحكام مع Zoho Projects أو على الأقل يمكن أن تكون كذلك.

لقد ذكرنا بالفعل كيف تفتح أداة مؤتمرات الفيديو ، Zoho Meeting ، في أي وقت تحتاج فيه إلى مقابلة الزملاء. يمكنك أيضًا دمج Zoho Projects مع Zoho Books و Zoho Invoice لإدارة حساباتك.

تعمل Zoho Projects أيضًا مع تطبيقات Google. عندما يتم دمج الاثنين ، يمكنك تحميل الملفات مباشرة من Google Drive إلى Zoho Projects وتصدير أحداث التقويم من أحدهما إلى الآخر. يمكنك حتى استخدام Gmail لإنشاء المهام وتسجيل ساعات العمل.

تشمل خيارات التكامل المدعومة الأخرى Dropbox و Box و Evernote و GitHub و Microsoft OneDrive و Bitbucket و Zapier. إنها ليست قائمة طويلة بشكل خاص ، لكنها تغطي العديد من الأساسيات.

يحتوي Zoho على تطبيقات للأجهزة المحمولة للعديد من أدواته ، بما في ذلك Zoho Projects و Bug Tracker. التطبيقات موجودة على كل من Android و iOS. لا تعد تطبيقات إدارة مشروع الهاتف المحمول بديلاً لتطبيق الويب الكامل ، ولكنها على الأقل تسمح للأشخاص بمواكبة المناقشات المهمة ومعرفة التقدم الذي يحرزه الجميع في المشروع بغض النظر عن مكان وجودهم.

تطبيق إدارة مشروع متوازن

منصة Zoho Projects هو تطبيق لإدارة المشاريع متوازن بشكل جيد. إنه يوفر جميع الأدوات اللازمة لإدارة مشروع معقد ، مثل مخططات جانت وأداة تتبع الوقت ، بسعر معقول وواجهة سهلة الاستخدام. إنها جذابة بشكل خاص للشركات الصغيرة التي تدير عددًا قليلاً من المشاريع والأشخاص ، ولكن ليس المئات. يستغرق الأمر بعض الوقت لتعلم أدق النقاط في Zoho Projects ، ولكن ليس كثيرًا. بشكل عام ، تعد Zoho Projects أداة ممتازة لإدارة المشاريع ولا تزال من اختيار محرري PCMag.